業務の無駄を省いて資金繰りを改善しよう!

会社の業務には、色々な無駄があるものです。あまり業務の効率を考えてこなかった会社には、いくらでも改善の余地があるでしょう。

効率化を意識してきた会社でも、異なる視点から効率化を図ることで、より大きな成果につながる場合があります。

業務の無駄を省いて効率化すれば、資金繰りにも良い影響を与えます。

本稿では、業務効率化が資金繰りに与える影響と、無駄を省くための具体的な方法・手順について解説していきます。

業務の効率と資金繰りの関係

中小企業の経営は、基本的に安定しにくいものです。経営の規模が小さければ経営基盤も脆弱でしょう。

国内外の経済情勢によって経営環境が変化すれば、そのあおりを簡単に受けてしまいますし、同業他社の動向や取引先の経営状況などによっても経営悪化を招くことがあります。

資金もそれほど潤沢ではないのが普通ですから、資金が潤沢な大企業と比較した場合、どうしても経営のやり方が変わります。

大企業では、優秀な人材を獲得することや、優れた商品を開発することにお金をかけることができます。

また、消費者に向けて大規模な宣伝を打つこともできるでしょう。

お金をかけて経営を進めていくことができるため、ある意味で力技によって経営を進めていくこともできるのです。

例えば、液晶テレビが流行し始めたころ、大企業は資金力にものを言わせて、赤字覚悟で自社商品を売り込み、シェアを高め、ライバルとなっていた中小の企業群を淘汰するようなこともありました。

CFレッド
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これも、資金力の豊富な大企業ならではのやり方と言える!

しかし、中小企業は資金繰りに余裕がないことが多く、そのようなやり方はできません。

資金のない中で生き抜いていくためには、緻密な計画によって資金繰りを図ったり、銀行交渉を工夫して資金繰りに役立てたり、業務を効率化したりする必要があります。

特に重要なのが、業務の効率化でしょう。

企業規模が小さく、基本的に資金繰りが厳しい中小企業では、限られた中でのやりくりが重要となります。

計画的な資金繰りも、もちろん大切なやりくりとして求められるものですが、資金繰りが緻密であるだけでは不十分です。

資金繰りとは、不足しているお金をどのように補うか、稼いだお金をどのように使っていくかといったやりくりのことであり、そもそも稼ぐ力がない会社では、どれだけ資金繰りを図っても経営は破綻してしまうのです。

そこで、業務の効率化によって、収益力を高める必要があるよ!

業務の効率化の代表的なものに、無駄な作業を見つけて省くというものがありますが、それをすれば無駄なコストもかからなくなりますし、成果を得るためにかかる時間や労力も削減することができます。

他にも、業務の流れがもっとスムーズになるように努力すれば、これも成果の向上につながります。

時間的な無駄が発生している時にも、それを改善することでこなせる仕事の量が増えたり、仕事の質が上がったりすることになります。

つまり、業務の効率化を図ると、会社の収益力が向上することになるのです。

無駄を省けば資金繰りが改善する理由

収益力が向上すれば、しっかりと稼いだうえでそのお金をどう運用していくかという資金繰りも考えられるようになります。

このことは、皆さんの収入と家計の関係に照らし合わせて考えてみれば、良くわかると思います。

収入が30万円の家庭で資金繰りをする時には、30万円の中でやりくりを考えるのであって、改善の余地はそれほどないかもしれません。

しかし、稼ぎを増やして50万円の収入でやりくりするならばどうでしょうか。

30万円をやりくりしていた時よりも、50万円をやりくりするときの方が改善の余地は大きくなります。

余裕ができた部分で贅沢することもできますし、それを投資に回して収入をさらに増やせる可能性もあります。

余裕資金によって高金利の支払いを前倒しで返済すれば、資金繰りは徐々に楽になっていき、好循環が生まれてきます。

会社の資金繰りも同じです。

業務の無駄を省き、効率化を図って収益力を高めると、利益は増えていくものです。

CFイエロー
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利益が増えれば、資金繰りの選択肢も増えるよ!

増えた利益をプールして自己資金を大きくしていけば、会社の安定性は高まります。

取引先への支払いや銀行への返済に困ることもなくなり、信頼は高まります。

業界内で金払いのいい会社と認識されれば、取引を望む会社も増えますから、資金繰りにメリットのある契約を結ぶことができるかもしれません。

収益力が低い会社では、稼ぎにくい中で何とか利益を確保していくためにも、安全性の低い取引先と掛け取引をしなければならないこともあります。

それが売掛金の回収遅延や貸し倒れを引き起こせば、資金繰りに大きなマイナスとなります。

しかし、収益力が高く、資金繰りも安定すれば、安全性の高い取引先を選んで取引していく余裕も生まれます。

これによって、売上の回収がスムーズになれば、これも資金繰りをラクにしてくれます。

銀行も、安全性の高い会社には融資したいと考えるものですから、融資をスムーズに引き出しやすくなり、資金ショートの危険性は小さくなります。

また、金利や返済期間などの融資条件も、会社側に有利な条件で引き出しやすくなり、これも資金繰りには好都合です。

利益を投資に回したり、収益力や自己資金を背景として引き出した融資を投資に回したりすれば、会社の収益力はもっと高まります。

CFレッド
CFレッド
資金繰りはもっと改善されていくこととなるだろう。

業務の改善と資金繰りの改善を別物として考える人もいるものです。

実は上記のように、業務と資金繰りは切っても切れない関係にあり、業務を改善すれば資金繰りも改善されるものなのです。

だからこそ、資金繰りを改善したいと考えているならば、業務の無駄を省いて収益力を高めることも考える必要があると言えます。

CFレッド
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もし今、資金繰りにお困りなら、こちらの窓口に相談されてみてはいかがでしょうか。

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省くべき3つの無駄

では、具体的にどのように無駄を省けばいいのでしょうか。

省くべき無駄とは、次の3通りが考えられます。

  • 必要のない業務
  • 業務の流れを妨げる障害
  • 働いていない時間

これらの無駄を省いていくと業務の効率は高まり、資金繰りにも良い影響を与えます。

必要のない業務を省く

まず、必要のない業務を省いていくことから考えていきましょう。

とはいえ、「無駄な仕事をしていないか?」と考えても、ちょっと思いつかないということが多いことでしょう。

最初から無駄と思って取り組んでいることは少なく、必要だと思ってこなしているのが普通なのです。

このため、必要ない業務を削減していくためには、それを見つけ出していくことが必要となります。

必要ない業務なのですから、無駄だと確定すれば削除していけばよいだけで、見つければ見つけるほど業務効率は高まっていきます。

必要ない業務を見つけるためには、以下の三つの視点が必要です。

無駄な業務

一つ目は、単純に無駄な業務を削減するということです。

よくみられるのが、何らかのデータをアウトプットしておくという業務です。

これは、どの会社でも見られるものであり、必要となる場合もあるかもしれませんが、当たり前にアウトプットされているデータの中には、ほとんど活用されないデータもあるものです。

その場合には、そのデータのアウトプット作業は不要です。

非効率的な業務

二つ目は、非効率な業務を削減するという視点です。

部門を特定し、その部門の目的と実際の業務内容を比較してみましょう。

すると、必ずしもその部門でやらなくても良い仕事や、むしろ他の部門に任せなければ効率が悪い仕事などが見つかることがあります。

そのような業務は必要ないと考えて削減していきます。

重複している業務

三つ目は、重複している業務を削減することです。

担当者が複数いるとき、それぞれの担当者の作業が重複していたり、複数の部門にまたがる業務で、各部門が同じ仕事をしていたりすることがあるのです。

複数回のチェックによってミスを防ぐなどの目的があれば、業務の重複も必要でしょうが、必要以上にチェックしているならば考えものです。

必ずしも重複の必要がない業務に関しても、積極的に削減していきたいものです。

必要のない書類を作っていないか?

手始めに、無駄な仕事でよくみられる、「必要のない書類」を探してみてはどうでしょうか。

事務作業のほとんどは書類作成を伴いますが、書類作成のためにはデータの収集・整理・入力、データのチェックなど色々な手間がかかりますから、削減する効果は大きいです。

CFブルー
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その書類が本当に必要であるかどうかを判断するためには、書類の活用度を評価していくよ!

まず、顧客とのやり取りに用いる書類は、基本的に活用されているものですから、評価の対象から除外してしまいます。

評価すべきは、社内で使うとして作られている資料です。

社内用資料を評価するためには、社内用資料を全て洗い出し、一覧を作ります。

そして、書類の目的(どのように活用されるのか)、書類を共有する人、共有されるタイミング、作成にかかる時間などを書き出していきます。

次に、書類を共有している人に対して、どのように活用しているかをヒアリングしていきます。

まずは活用頻度を聞き出し、次に活用方法について聞いていきます

活用頻度が毎日や週1回といった書類は、なくなってしまうと業務に支障を来すため、書類作成を省くことはできません。

しかし、月1回の活用であれば必ずしも必要ではないのも知れませんし、書類の簡略化が可能かもしれません。

年に数回しか使わないとか、全く活用していないならば、その書類作成は不要と考えられます。

必要性が高いとわかった書類は、活用の方法と必要な理由を聞きます。

これを聞くことで、作成者は活用方法や目的に応じて、書類の機能化を図ることができます。

必要性が低いとわかった書類についても、必要な理由と不要な理由を聞きます。

これによって、活用頻度は低くても必要な書類であるか、本当に不要なのかといった判断ができます。

CFレッド
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このような調査と評価によって、不要な業務を的確に省いていくのだ。

必要なものを不要と判断して削減すると、業務に支障を来してしまうかもしれません。

そうならないためにも、正確を期してください。

必要ないデータを作っていないか?

書類と同様に注意を払いたのがデータです。

色々なデータを収集し、整理し、加工している会社は多いもので、それは会社にとって必要な業務でもあります。

データの活用によって、企画の効果は高まるかもしれませんし、現場の効率化にも役立つことがあります。

業務の内容や結果が数値化されるので、業務改善のためにもデータは必要と言えます。

無駄を省く際にも、データは欠かせません。

CFブルー
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しかし、活用しきれていないデータは不要だ!

また、活用されていてもデータ作成の負担が大きい場合には、データを活用することによって得られる成果よりも負担の方が大きいことがあり、それも無駄があると言えます。

特に顕著なのが、「とりあえず参考になりそうなデータは何でも収集しておこう」とか、「ないよりはあった方がいいだろうから」といった姿勢で、ルールなしで集められるケースです。

その場合には、活用されないデータまで収集している、あるいは活用できても負担に見合わないデータ収集に陥っていることが非常に多いのです。

データにおける無駄を省くには、データの活用度を調査します。

方針としては、無駄が生じやすい企画のためのデータと、管理のためのデータに焦点をあてるのが良いでしょう。

調査の手順は、書類を評価する手順とほぼ同じです。すなわち、

  • 収集しているデータを一覧化する
  • 収集の目的や収集の方法、データを管理しているシステムについてまとめる
  • データを使っている人に活用状況をヒアリングして必要性を評価しする
  • 必要ないデータ収集を廃止したり、必要頻度や重要性に応じて簡略化を図る

という手順となります。

非効率な業務はないか?

その部門でやっても効率が悪い業務があるならば、それは効率よくこなせる別の部門に任せるべきです。

そうすることで、無駄な業務による負担が減り、成果の上がる業務に力を入れることもできます。

CFイエロー
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このような無駄を見つけるにあたっては、業務の有効性評価というものを行うよ。

これは、業務をこなしている部門の目的と、その業務の目的を照らし合わせることによって貢献度を評価するものです。

有効性評価では、評価する業務について、

  1. その業務は何を、あるいは誰を対象としているか?
  2. 対象となる1に対して、どのような状態になることを期待しているか?
  3. 2の状態になることで、どのような利益が得られるのか?
  4. その利益を得るために、どのような手段を用いるか?

という視点で考え、文章化します。

例えば、お客様対応部門で、商品に対してクレームが入った場合、その内容を資料化するという業務があったとします。この場合には、

  1. クレーム対応にあたるスタッフや、クレームをつけられた部門や担当者に対して、内容と対応を共有し、クレームへの意識を芽生えさせる
  2. お客様対応部門ではクレーム対応の品質を向上させ、クレームの原因となった部門や担当者の業務改善に役立て、顧客満足度の向上とクレームの低減を目指す。
  3. そのために、クレームの内容とその時の対応を資料化して周知を徹底する。また、情報として管理し、クレームの再発を防ぐための参考とする。

といった文章化が可能となります。

このように文章化すると、その業務の対象や目的、手段などがはっきりします。

その業務をこなしている部門との関連性や効率もしっかりと評価することができます。

文章化してみた結果、部門の目的と関連性が低いならば、そのまま廃止したり、他の部門に任せるという判断ができます。

部門の目的と関係している業務であったとしても、貢献度が低い業務と評価できれば廃止したほうが良いかもしれません。

CFイエロー
CFイエロー
改善によって貢献度が高まるならば、改善の方向で考えることもできるよ!

もちろん、必要ない業務を探すつもりで評価したところ、部門の目的とも関係性があり、貢献度も高い業務が見つかることがあるかもしれません。

その場合には、省く必要がないと考えるだけではなく、その業務をもっと増やせばどうなるかを考えます。

業務を増やしても意味がなければ現状を維持し、業務を増やせば成果が上がるならば、増やすことも検討してみましょう。

重複している業務はないか?

重複している業務も、削減すべき無駄なものです。

そもそも、会社はいくつかの単位に分かれて機能しており、たくさんの社員が働きます。

複数の部門や担当者にまたがる業務も多いため、重複による無駄が生じやすい環境でもあります。

そこで、重複によって無駄が生じている業務を削減したり、似たような業務をまとめたりすることによって、無駄を省いていくことが大切です。

CFブルー
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そのためには、業務の内容が重複していないかどうかを調査していくよ!

この調査では業務にかかわる複数の部門や担当者にまたがって調査し、重複している部分を見つけていく必要があります。

手順としては、その業務で必要となる作業を一覧表にまとめ、それぞれの作業に携わっている課や担当者を書き出していきます。

この時、業務内容を縦軸、携わる課や担当者を横軸として表を作り、業務に関係する課や担当者にチェックを入れていくのがおすすめです。

チェックを入れていくと、その業務にどれくらいの人が携わっているかが良くわかります。

携わっている人が多いと感じた場合には、重複によって無駄が生じていないかを考える必要があるでしょう。

必要以上に多くの人の手を経ていることで無駄になっているかもしれませんし、単純に人から人の手へと移る回数が増えるだけでも、相当なロスになっているかもしれません。

逆に、あまり多くの人が関わっていないときにも、特定の部門・課・担当者に集中しすぎることで効率が悪くなっていないかを考えましょう。

もっと分散することで業務効率が上がるならば、それも検討してみるべきです。

チェック体制も見直そう

ついでに、チェック体制も見直しておきたいものです。

ミスすることができない業務では、複数の人にまたがってチェックされるのが普通で、必要なことでもあります。

しかし、チェックそのものは収益につながる行為ではありません。

そのため、チェックの頻度は少なければ少ないほど望ましいと言えます。

多くの会社では、ミスが発生したとき、その対策としてチェック項目やチェック回数を増やします。

そのため、チェック体制は基本的に厳しくなる方向にあります。

しかし、チェックの頻度が増えるとはいっても、間違った方向に厳しくなったのでは、無駄が発生するばかりです。

CFイエロー
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例えば、チェックは色々な視点から行なうことで、より正確になるものよ!

同じ視点からのチェックが繰り返されているのでは無駄が多くなります。

また、入力ミスや計算ミスへの対策ならば、三重、四重にチェックをする意味はあまりなく、正確にチェックするならば二重チェックで十分です。

チェックの無駄を省くためには、チェックされる書類を一覧化し、その書類がチェックされているタイミングやチェックの方法、チェックの担当者を書き出します。

これによって、チェックの担当者Aと担当者Bがほぼ同じ視点でチェックしていたとか、簡単なチェックを三重に行っていたとかの無駄が明らかとなれば、省いていくことができます。

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業務の流れを妨げる障害を取り除く

次に省いていくのは、業務の流れを妨げている障害です。

何にせよ、仕事には流れがあるものです。その流れがスムーズであるか、滞りがちであるかによって、得られる成果は大きく変わります。

流れを悪くしている障害があるならば、それも無駄なものとして取り除いていくべきです。

このためには、業務の流れを可視化する必要があります。

一口に流れと言っても、業務を進めていく手順であったり、業務に必要な情報の流れであったり、業務に伴って生じる帳票の流れであったり、業務に用いるシステム画面の流れであったり、色々な流れが考えられます。

業務がスムーズに進まないとき、取り除くべき障害はどこにあるのかを見つけるためにも、これらの流れを可視化していきます。

業務の流れを可視化することで、以下のような問題が見つかることがよくあります。

  • 手順における障害(手順が被っている、チェックが無駄に多い、担当者間のやり取りが多すぎる、人力に頼りすぎるなど)
  • 情報伝達における障害(情報のやり取りが機能的ではない、類似した情報を収集している、使わない情報を収集しているなど)
  • 帳票における障害(帳票のチェックが多すぎる、回覧ルートに無駄があるなど)
  • システム画面の障害(システム画面の使い勝手が悪いなど)

このような障害が業務の妨げになっていることが多いので、見つけ出して取り除くことを意識しましょう。

流れを可視化するために

業務における様々な流れの中で、障害を見つけ出して取り除き、流れをスムーズにしていくためには、その流れはどのようになっており、どこで問題が生じているかを研究する必要があります。

そのためには、流れの可視化が必要です。

流れの可視化のためには、流れに伴う情報をまとめた図を描きます。

以下のように、それぞれの流れをフロー図で表していきます。

業務フロー

業務の流れを可視化するには、業務フローというものを作ります。

業務フローの作り方は、目的に応じて変わることもあるのですが、業務改善のために業務フローを作る際には、簡素な方法を使うのがポイントです。

業務改善を図る際には、それに携わる多くの人と認識を共有する必要があるため、業務フローも共有します。

その時、複雑な業務フローでは理解を促がしにくく、意見交換などもしにくくなるため、簡単な方法で業務フローを作っていくのです。

CFレッド
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したがって、業務フローを書く際には、業務の内容を示す記号を少なくすることが大切だ!

例えば、

  • データ入力やチェックといった単なる処理作業は□で囲う
  • 書類のやり取りが発生するものは◇で囲う
  • 見積もり内容の検討や契約内容の検討など、何らかの判断を伴うものは〇で囲う

といったように、記号を使って分かりやすく書くようにしてください。

また、業務の流れによって、取り扱う部門が変わるならば、それも分かるように記入していくのが業務フローというものです。

詳しい書き方については、業務フローの書き方を検索すればたくさんの情報が見つかりますので、参考にするのが良いでしょう。

ここでは、業務フローを書くにあたって、業務改善を図るという目的を踏まえ、簡単に書くということを学んでもらえればと思います。

帳票フロー

改善すべき流れは業務の流れだけではなく、帳票の流れも挙げられます。

帳票の作成では手作業・パソコン作業を問わず記入作業がつきものです。

また記入と言ってもただ書き込む作業もあれば、電話などで聞き取りながら記入する作業もあります。

このように無駄が生じやすい事から、帳票の流れが業務効率化につながると言えます。

ここで無駄が生じていると、帳票の多くに行われるチェック作業でも無駄が生じてしまいます。

さらに、帳票には保管されるものも多いですが、保管するものや保管方法を適切に判断することによって、ここでも省くべき無駄が見つかることがあります。

CFレッド
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帳票フローも、業務フローと同じようにまとめていくが、ここでも記述は簡単なものを選ぼう!

帳票フローの作成では、日本能率協会方式(JMA方式)が推薦されることが多く、ここでもこれをお勧めとして挙げておきます。

この方式では、簡易的な帳票フローを作るために、使用する記号などに工夫がなされています。

会社で使っている帳票を全て洗い出し、帳票の発生から処理、保管に至るまでのフローをまとめ、無駄を特定していきましょう。

データフロー

データフローとは、業務に伴って使われる情報(データ)の流れです。

IT化社会の昨今では、多くの業務が帳票ベースではなくデータベースのものに移行しつつあり、IT化が進んでいる職場ほど情報の流れを改善する重要性が高まります。

データフローを作成することで、

  • データがどのように発生するのか
  • どのように入力されるのか
  • どのように(何を基準に、誰によって、どのようなスキルで)処理されるのか
  • どこへ・どのように出力されているか

が分かりやすくなります。

データフロー作成のためには、IDEF0という方式がよく使われます。この方式では、データの流れを、

  • インプット(どこから発生したデータであるか、どのようなデータであるか)
  • コントロール(データはどのような基準で、どのような情報を参考として処理されるか)
  • メカニズム(データは誰に、どのような方法で、どのようなスキルで処理されるか)
  • アウトプット(どのようなデータが、どこに向けて出力されるか)

という4つの要素を用いて表します。

これにより、データの流れでどこに問題があるか、非効率を招いているかを特定することを目指します。

可視化しにくい部分はどうする?

業務フロー、帳票フロー、データフローと見てきましたが、業務によってはこのようなフローには表せない部分もあります。

フローを図に簡易的に表すとき、その図では単に業務やデータなどの流れが可視化されているだけだからです。

このため、例えばその中でミスが生じた時にどのようにやり直しが行われるかといったことはわかりません。

また、流れにおけるそれぞれの作業の頻度もわからなければ、作業に用いられる道具、そこにかけられている時間なども分かりません。

CFイエロー
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しかし厄介なことに、図に表現できないものの中には、業務の流れを妨げているものが多くあるわ!

そこで、フロー図によって可視化できなかった要素を分析し、障害を取り除いていくためにも、詳細プロセス分析を実施する必要があります。

詳細プロセス分析では、分析する業務を絞って業務フローを描きます。

業務フローの中で□や◇やなどの記号によって表した処理の一つ一つについて、

  • 業務量の比率
  • 業務内容の詳細
  • 担当者名
  • 用いる道具やシステム
  • 成果物の配布先
  • 留意点
  • 問題点
  • 必要なスキル

などを書き出すことで詳細な分析を図ります。

これらをまとめる際には、その業務の担当者に直接ヒアリングし、できる限り詳しい情報を得るのがポイントです。

例えば、契約業務に関するフローを描いた場合には、契約書の作成からチェック、入力、保管などの業務が考えられますが、そのそれぞれについて詳細な情報をまとめていきます。

契約内容のチェックというフローをまとめるとすれば、

  • 業務量比率・・・10%
  • 業務内容の詳細・・・契約にかかわる部門、支払い方法、支払い条件、支払期日などに関する情報を確認し、記載漏れや記載ミスを確認する
  • 担当者・・・○○部の○○氏
  • 使用する道具やシステム・・・作成された契約書
  • 成果物の配布先・・・チェックの結果を○○部門の○○氏へ
  • 特記事項・・・記載漏れがしばしば見つかり、電話確認のために時間がかかっている

といった情報をまとめていきます。

このように詳細に見ていけば、フロー図だけではわからなかった問題点が見えてきます。

フロー図では、非効率な流れを改善するのに用いるのに対し、詳細プロセス分析では流れのより詳細な部分での非効率や問題点を改善することを意識しましょう。

システム画面の流れは効率的か?

本稿で紹介している効率化の方法のなかでは、インパクトが小さいかもしれませんが、システム画面の効率化も是非お勧めしたい方法です。

IT化が進み、多くの会社でシステムを用いた処理が普通になった今、システムの非効率は積もり積もって無視できない損失につながるからです。

例えば、契約に伴うデータ入力では、新規契約、契約内容変更、解約処理、それらに伴う顧客管理などの際に、コンピューターを用いて処理します。

この時、単一の画面で処理するのではなく、システムの画面が数種類に渡って移行していき、全ての画面で処理を終えて一つの処理が完了するというのが普通です。

CFレッド
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システム画面が効率的でなければ、色々と無駄が生じるもので、それが業務のよどみを生むこともあるのだ。

例えば、システム画面がやたら多くに分割されているならば、たった1項目について契約内容を変更したいときにも、数ページの画面を経なければ変更作業ができず、無駄に手間がかかってしまうことになります。

このように、使い勝手の悪いシステムは業務の無駄を生むため、改善を図る必要があるでしょう。

そのためには、システム画面推移分析という手法を用います。

この方法では、まず、特定の業務でのシステム操作において、そのシステムが使われるパターンを洗い出します

契約業務に用いるシステムならば、新規顧客の新規契約、既存顧客の契約内容変更、既存顧客の契約追加、既存顧客の解約などのパターンが考えられます。

洗い出したパターンについて、それぞれシステム画面の利用状況を分析し、流れを組み替える、ある画面とある画面を統合する、操作したい画面に直接アクセスできるようにするなど、色々な改善が考えられます。

使い勝手の悪いシステムでも、職場の雰囲気がのんびりしている、担当者の性格がのんびりしている、使い慣れてなんとも思わないなどの場合には、改善の必要性を感じないことも多いです。

必要性が感じられなければ、なかなか改善しようということにもなりにくいです。

しかし、システムを用いる頻度が高い会社であればあるほど、システム画面を改善することによって得られる成果は大きくなります。

意識的に問題点を見つけ、よりスムーズな業務のために工夫していきましょう。

CFブルー
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返す必要のない、助成金で資金調達する方法もあります。

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働いていない時間を減らす

ここまで、必要のない業務を減らし、必要ある業務に対して流れをスムーズにすることを考えてきました。

この二つの観点から、かなりの効率化が見込めます。

必要ない業務を減らすことで、無駄なコストや時間や労力は削減され、必要ある業務がスムーズになって成果が伸びていくことで、資金繰りへの改善効果も大きく得られるでしょう。

これに加えて、さらに充実した効果を得るために、削減していきたいものがあります。

それは、働いていない時間です。これを稼働ロスとも言います。

社員の勤務時間の中には、案外収益につながっていない時間があるものです。

必要ない業務を減らし、必要ある業務がスムーズになることは、社員のこなす業務の内容に変化をもたらし、効率化が期待されます。

しかし、これによって社員が稼働しているときの成果は高まっても、社員が稼働していない時間の成果が高まることはありません。

CFブルー
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極端な例えだが、勤務時間100のうち、社員が50しか稼働していないとしよう。

不要な業務の削減と流れの改善を図っても、稼働している50の中で効果が期待できるだけで、稼働していない50を成果につなげるという改善にはならないのです。

しかも、業務における無駄の中でも、実のところ社員の稼働ロスが最大の無駄になっていることが少なくありません。

稼働ロスが大きな問題になっている会社で業務改善を図った時、ルールの変更、業務手続の改善、システムの効率化など色々努力しても、あまり効果が出ないことも多いのです。

また、稼働ロスは多くの会社で発生しているものでもあり、改善の余地が大きいのも特徴です。

稼働ロスと言われても、あまりピンとこないことも多いと思います。

「ウチの社員はみんな一生懸命やっている」と思うかもしれません。

しかし、稼働ロスは業務の内容や流れよりも、業務量と担当者の能力に依存することが多く、適材適所な配置ができていないことから、稼働ロスが発生してしまうのです。

CFレッド
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極端な例で言えば、パソコンを用いた事務作業に、パソコンの使い方が良くわからない社員を配置したらどうなるだろうか。

全く作業は進まず、稼働率は非常に低くなります。10人でこなせる業務に20人も配置したらどうなるでしょうか。

単純に計算して、1人あたりの稼働率は50%に下がります。

程度の差こそあれ、担当者の配置を誤れば同様の稼働ロスは発生します。

さすがに、能力が欠如している人を担当者に抜擢することはあまりないと思います。

しかし、業務量と人員数のバランスが取れず、稼働ロスが生じることは多々あります。

作業にあたる人数を決める時、「もし人手が足なくなれば現場に混乱を招くことになる」と考えから、忙しい時を基準に配置を決めることがよくあります。

そのため、業務が落ち着いている時に稼働ロスが生じてしまいます

業務量の変化が大きい会社や、突発的な変変化に見舞われやすい会社では、このようなロスが非常に発生しやすくなります。

稼働ロスが大きい会社では、30~40%もの稼働ロスを抱えているケースも見られるほどです。

もし、稼働ロスを削減して利益につながる業務に充てたり、パート社員のシフトを調整したりすることができれば、資金繰りにも良い影響を与えるに違いありません。

稼働ロスの見つけ方

稼働ロスを削減すれば、大きなメリットが得られます。しかし、稼働ロスを見つけるのは簡単ではありません。

単なる待機時間などは、稼働ロスとして分かりやすいと思います。しかし、そのような無駄はそれほど頻繁に生じるものではありません。

なぜならば、普通の社員が与えられた時間の中で業務をこなしていくとき、その時間の中でやりくりするからです。

例えば、ある業務に1時間をかけられる環境にあれば、その作業を30分でこなせたとしても、1時間使ってこなすケースが非常に多いのです。

実質的には、その1時間のうち50%の稼働ロスが発生しているのですが、その社員が稼働していないようにも見えませんし、管理者としても改善の余地があるとは気づきません。

また、その社員が怠け者でズルいのではなく、無意識的に稼働ロスを生んでいる状態ですから、本人が自発的に稼働ロスを削減していくことも期待できません

では、業務ロスはどのように見つければ良いのでしょうか。

そのためには、業務量を数値化することが役立ちます。

業務量の設定方法

業務量を数値化するにあたっては、

業務1件あたりの処理時間×予測処理件数

として計算します。

多くの職場では、異なる複数の業務をこなしているため、業務を個別に数値化して足し合わせたものが、その職場での業務量となります。

このように数値化すると、それまで見えにくかった稼働ロスが見えやすくなります

例えば、1件あたりの処理時間が30分の業務が、4件発生すると予測したとします。

この場合、業務量2時間の業務であると考えることができます。

もし、この業務をこなすときに3時間をかけている社員がいたとすれば、50%の稼働ロスが発生していると判断できるわけです。

業務改善って何?資金繰りに役立つの?
会社経営をしていれば、業務改善の必要性を考えることがあるはずです。 業務が改善されれば、同じコストや労力をかけた際に得られる成果は大きくなり、経営全般に良い影響を与えるからです。 もちろん、資金繰りにも良い影響を与えますから、資...

稼働ロスを削減しよう

稼働ロスを見つけたならば、それを削減していくわけですが、削減のためには

  • 業務量に見合う人員を配置する
  • 業務量の変動を抑える

という二つのアプローチがあります。

業務量に見合う人員の配置

まず、業務量に見合う人員を配置することで稼働ロスの削減を図ります。

これは単純な方法で、業務量が10時間と算出された場合には、2名の人員を配置して5時間で実施させることで、稼働率100%になるようにします。

CFイエロー
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また、これはイレギュラーな場合にも役立つ考え方よ!

例えば業務量10時間の業務をこなすとき、どうしても2.5時間で達成しなければならないようなことがあります。

この時、業務量を数値化していなければ、「急ぎで仕上げよ!」と考えるあまり、その作業に5人も6人も配置してしまうことが多いです。

当然、5人以上配置すれば稼働ロスが生じます。

しかし、業務量を数値化していれば、的確に4人を配置することで、稼働率100%で業務をこなし、2.5時間で仕上げることが可能です。

もっとも、業務量の変動が激しい会社では、完璧な配置は不可能でしょう。

その場合には、時間帯や曜日や季節など、業務量の変動をもたらす要因を分析しましょう。

その時々の業務量を予測し、およそ問題のない人員を配置していくようにします。

銀行を例に挙げるならば、月初や連休前、偶数月の15日などはそこそこ忙しく、25日から月末にかけてはかなり忙しいなどのパターンがありますから、そのパターンに応じて人員を配置するのです。

業務量の変動を抑える

季節や曜日などの要因によって業務量が変動する場合には、その変動自体をどうすることもできないことが多いです。

しかし、業務量の変動を抑えられる場合には、それも稼働ロスを減らすアプローチとなります。

上記の通り、業務量の変動が大きい現場では、人手不足を防ぐ観点から人員が必要以上に配置され、稼働ロスを生むことが多くなります。

そこで、業務量の変動を抑えることができれば、稼働ロスも抑えることができるぞ。

変動を抑えるポイントは、例えば繁忙期の作業のうち、必ずしも繁忙期にこなす必要がないものは閑散期に割り振りましょう。

業務量の平均化を図るというように、「平均化」を考えることです。

業務量が多いタイミングで業務を減らし、業務量が少ないタイミングで業務を増やすことで業務量の変動を小さくするのです。

また、忙しい時期に限って一部の業務を外部委託するなどの方法でも、忙しい時期の業務量を抑えるのに役立ちます。

自社でこなすよりも外部委託したほうが成果が高まるような場合には、業務量の変動を抑えて稼働ロスを防ぎ、さらに成果も高まるという一挙両得の結果が期待できます。

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まとめ

本稿では、無駄な業務の削減、業務の流れを妨げる障害の削減、稼働ロスの削減という3つの観点から業務の効率化を見ていきました。

これらの取り組みは、どれか一つだけに取り組んでもそれなりの効果が期待できますが、一つよりも二つ、二つよりも三つと取り組むことで、効果は高まっていきます。

一度に全てをこなすのは難しいと思いますが、できるだけ多くを改善できるように取り組んでみてください。

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