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与信管理は大丈夫ですか?ファクタリングで負担を軽減しよう

企業が安全に経営をしていくためには、与信管理が重要です。

与信管理がおろそかな企業は、常に取引先の売掛金の支払い遅延や貸倒れのリスクが大きく、いつ大きな被害に見舞われるか分からない状態であると思います。

では、与信管理を正しく行うためには、どのような取り組みが必要なのでしょうか。

また、取り組むにあたっての問題点や、解決策も解説していきたいと思います。

『参考図書:すぐに役立つ中小企業の「与信管理」実務Q&A』

与信管理の基礎基礎

まず、与信管理とはどのような管理のことなのか、基礎的な部分を学びましょう。

取引先に対して信用を与えることを「与信」といい、取引先の信用リスクを管理することを「与信管理」といいます。

企業が資金繰りに困ったり、貸倒れによって被害を受けたりする理由のひとつに、与信管理がうまくいっていないことが挙げられます。 

 

与信管理とは

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自社と取引先の取引において、商品の販売やサービスの提供を行う際に、現金ですぐに支払いを行わず、数ヶ月後の支払いを約束して取引することを掛売りといい、その際の代金のことを売掛金、そして代金を受け取る権利のことを売掛債権といいます。

これは取引先に信用を与えることで成立する取引であり、これを「与信」といいます。

信用に基づいて取引することにはリスクが伴います。

例えば、取引先が支払期日に支払わなかった場合には業務計画に狂いが生じますし、取引先が倒産した時には貸倒れとなってしまうこともあります。

このように、掛売りをすれば支払期日に代金を回収しなければならないため、回収に伴う様々なリスクが発生する可能性があります。

このような与信に関するリスクを「与信リスク」といい、与信リスクを管理することを「与信管理」といいます。 

 

与信管理の重要性

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与信管理は、販売管理の一部である取引先管理と、財務管理の一部である債権管理の両方にまたがって位置する管理です。

できるだけ優良な取引先を選んで販売を行い、安全に債権を回収していくことによって、企業の健全な経営が可能となります。

そもそも、世の中のあらゆる企業間取引の根底には、信用の与え合いがあります。

これを「企業間信用」とも言うのですが、要は売り手は受取手形や売掛金という信用を買い手に与え、買い手は支払手形や買掛金という信用を受けるのです。

しかし、実際には買い手は銀行からの借入金という信用も利用するものですから、買掛金や支払手形といった信用を受ける金額は、常に売り手の売掛金や受取手形より少ないという実態があります。

そのような実態がある中で、しっかりと債権を回収していくためにも与信管理が必要となります。

特に、大手商社や卸売業者では、多くの取引が企業間信用によって行われていることから、与信管理が非常に重要な業務になります。 

 

なぜ与信管理が必要か

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与信管理は、支払い遅延によって業務に混乱を招くことや、貸倒れによる被害を受けることを避けるために行う業務です。

もし与信管理を怠ったために貸倒れが発生してしまえば、企業の経営には大きな被害をもたらします。

貸倒れとなった額が大きければ、自社が倒産してしまう可能性もあります。

取引先の倒産によって貸倒れが発生し、それによって自社も倒産した場合、その倒産を連鎖倒産といいます。

倒産した取引先への依存度が高い場合などによく見られるケースです。

このような事態に陥ることを防ぎ、企業を維持・発展させていくために、与信管理は欠かせない業務です。

もちろん、与信管理は掛売りをした場合に必要となるものであり、現金の前受けや、現金引換えによって取引を行った場合には、与信リスクは発生せず与信管理も不要となります。

しかし、信用取引がごく一般的に行われている昨今、取引先が現金で取引をしてくれることなどほとんどないでしょう。

そのため、自社としては信用取引を行うことになり、与信管理が必須の業務となるのです。 

 

与信管理が特に必要となる業種

読者の皆さんはどの業種に属しているでしょうか。

与信管理の必要性は業種によって異なります。

いくつかの業種と与信管理の関係を見ていきましょう。 

 

製造業

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製造業は、代理店や特約店といったように販売先が決まっていることが多く、新規の取引先がどんどん増えていくことは考えにくい業種です。

そのため、既存の取引先に対して確実な与信管理が求められる業種であると言えます。 

 

卸売業

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卸売業は、取引先が非常に多いという特徴があります。それぞれの取引先の取引額は様々で、小口の取引先も大口の取引先もあります。

新規の取引先もたくさんあるでしょう。

その反面、製造業における代理店や特約店というような保全措置を講じられるような取引先がほとんどないため、与信リスクが大きく与信管理の重要性が高まります。 

 

流通業

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流通業は、外相での取引も多く、その場合には売掛金の回収不能リスクが常にあります。

また、テナントを入れている場合にはテナントの倒産リスクもあります。

このことから、与信管理が必要な業種です。 

 

建設業

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建設業では、施主がゼネコンに発注した場合には、契約時・中間時・竣工時と言ったように建設代金を分割して支払うものですが、ゼネコンが倒産した場合には発注した建物が完成しません。

その際に他の業者に切り替えれば価格や納期に差異が生じることから、与信管理が重要となります。 

 

食品業

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食品業では、商品や製品を販売してから回収までの期間が短く、取引先一社当たりの与信額は少額であるという特徴があるため、与信リスクは他の業種よりも比較的低めです。

しかし、季節性のセールなどでは与信額が数倍になるものであり、その場合には普段とは異なる体制での与信管理が必要となります。 

 

その他

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以上を見ていけば分かる通り、代金回収までの期間が長いことや、取引先一社当たりの与信額が大きいことが与信管理の重要性を左右します。

そのため、繊維業、鉄鋼業、木材・紙パルプ業などは与信管理の重要性が高く、これらの業種では取引先の倒産によって大打撃を受ける可能性が高い業種であると言えます。 

 

 

与信管理システムと問題点

与信管理を行うためには、与信計画を立て、与信を実行し、与信を監査しながら、必要に応じて与信を改善していくという流れとなります。

与信管理システムとはどうあるべきかを見ていきましょう。 

 

与信管理システムの流れ

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与信管理で失敗をしてしまう企業を見てみると、安易な与信管理が行われていることが非常に多いものです。

例えば、貸倒れが発生していなかったことで与信管理が上手く機能していると過信し、ある時突然発生した事態に対応できなくなってしまうというものです。

与信管理は支払い遅延が起きなかった、貸倒れが発生しなかったということを基準に評価すべきではなく、それを大前提として、与信管理システムがいかに有効に機能しているかで評価することが大切なのです。

では、与信管理システムのあり方と問題点について見ていきましょう。 

 

経営者の意識

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効率的な与信管理システムが構築できていない企業の特徴として、企業の経営者が与信理念をしっかりと持っておらず、そのため与信方針の策定が曖昧であり、与信リスクを高めてしまうというものがあります。

そのような企業は経営者の意識改革が必要となりますが、経営者の意識は実際に大きな被害に見舞われるまで改善しがたいことも多く、大きな被害が発生した時には「時すでに遅し」となっていることが多いものです。

悲しいかな、経営者の与信理念という根本的なところ問題を抱えている企業は、与信管理システムの構築が難しいことが非常に多いのです。

もし、本稿を読んでいる経営者のあなたが、「貴社の与信管理の理念とは?」と聞かれてズバリと答えられず、尚且つ「うちは多分大丈夫」という安心感が少しでもあるならば、非常に危険な状態です。

もしそうであれば、いずれ訪れる大きな被害に備えてファクタリング会社との提携をお勧めします(以下を読み飛ばして、本稿の最終項目「ファクタリングを活用しよう」に進んでも構いません)。 

 

与信管理規則

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次に、就業規則に付帯する与信管理規則が必要となります。

経営者の与信理念がしっかりとしていれば、与信管理規則もしっかりとしたものが出来上がり、全社員の与信理念もしっかりとしたものが出来上がるでしょう。

与信管理規則は非常に重要な要素です。

もしこれがしっかりとしておらず、社員のうちほんの数人が不心得であり、その社員の不心得を引き金として与信リスクが高まることがよくあるからです。

社員一人の不心得によって会社が傾くことも考えられます。

そのため、就業規則の中で与信についての処罰を明確化しておくことが大切でしょう。

しかし、現時点で社員の意識が非常に低ければ、徹底までに時間がかかり、その間に被害が発生することも考えられます。

また、企業経営が非常に厳しく、社員教育に経営資源を避けない状態であれば、それを放置しておくのは大変危険です。

このようなケースに該当するならば、すぐにでもファクタリング会社と提携し、売掛債権の現金化による経営資源の充実と、社員教育なくして与信リスクをゼロにする取り組みが急務となります。 

 

与信限度額の設定

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与信管理においては、与信限度額も重要な役割を果たします。

取引先の信用度に応じて与信限度額を正しく設定していくことが重要なのです。

もし信用度が高い取引先に少額の与信限度額を設定しているならば機会損失となり、信用度が低い取引先に高額の与信限度額を設定しているならば与信リスクが高まります。

与信限度額を正しく設定するためには、取引先の信用度を正しく計るために詳細な信用調査を行い、調査報告をもとに正しく審査を行う機能が求められます。

しかし、企業にとってこれは重要であると同時に困難な業務となることもあります。

つまり、経営資源が乏しい中小企業が、信用調査や審査を適正に行うとすれば、無理が生じることが多いのです。

信用調査に労力を割いたために営業成績が低下したり、業務過多の状態で信用調査に無理が生じて調査報告が恣意的になってしまったりすることがあるのです。

調査報告が恣意的になれば審査が正しく行われないことは目に見えています。

そのような場合には、余力がある企業ならば新たに雇用することや、アウトソーシングを活用することによって充実を図っていくこととなります。

もっとも、新たな雇用によって対応しようとした場合、新入社員に対して与信管理規則の徹底などの手間が生じるため、あまり効率的とは言えません。

そのため、アウトソーシングの活用がポイントとなります。

例えば、信用調査を信用調査機関に依頼することができますし、売掛金元帳の整理を会計事務所に依頼することもできるでしょう。

ファクタリング会社であれば売掛債権に付帯するあらゆる業務(信用調査、与信限度額の設定、売掛債権の管理、記帳事務など)をすべてアウトソーシングできるため、負担が大きく軽減されます。  

 

与信管理監査

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もし与信管理システムを全て自社で回していくならば、上記の流れに加えて与信管理監査が必要となります。

つまり、与信管理システムがうまく機能しているかをチェックする機能です。

また、ファクタリング会社に依頼するにしても、定期的に見直しをすることという意味での監査は大切なことです。 

 

フィードバック

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そして最後に、一連の流れを通して改善点がないかどうかを検討し、翌年の与信管理に反映させ、よりよい与信管理システムの構築を目指していきます。

ファクタリング会社に依頼している場合でもフィードバックは行い、手数料がより妥当なファクタリング会社や、サービスがより充実しているファクタリング会社への乗り換えを検討していくことも重要です。 

 

与信管理の運営ポイント

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上記のような流れで行われる与信管理は、経営者の意識改革、社員への与信管理教育、各部署の連係プレーなどが必要となります。

与信管理では契約書の作成や取引先への信用調査、与信金額の審査、保全措置の実行、取引状況の判断、回収状況のチェックなどの色々な業務が必要となるため、社内で効率よく、組織的に動いていくことが求められます。

また、対外的にファクタリング会社や信用調査機関にと連携した場合のやり取り、法的手段を執る場合の弁護士との交渉、取引先の経営者との交渉なども行なう必要があり、これは中小企業では経営者が行うことが多いものです。

そのため、各部署での連携と同時に、全社員と経営者の連携も重要となります。

各部署の連携では、営業部、経理部、総務部などの各部署の連携が必要となり、定期的な連絡会議・与信会議・売掛金回収に関する会議などを行い、経営者も参加したうえで情報を共有しておくことが大切です。

これのような取り組みを徹底しなければ、中小企業の効率的な運営は非常に難しくなります。

少ない人間で大きな効果が求められるからです。

時には取引の縮小などの大きな改革が必要になることもあるかもしれません。

改革という意味では、それまで自社ですべてをまかなって無理が生じていた企業が、ファクタリング会社と連携することによって経営を根底から変えて行こうとすることも大きな改革であると言えます。 

 

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与信管理体制構築の難しさ

与信管理に力を入れて行こうとするならば、与信管理体制の構築を徹底することが必要となります。

組織の改革というのは一夜にしてなるものではなく、時間をかけて地道に取り組み、長期間の取り組みの後にようやく効果が出てくるものです。

すでに経営が苦しい会社がそれに取り組むならば、血を吐くようなさらに厳しい時期を耐え抜く必要があります。

しかし、あえてそのような取り組みをしなければ、経営がさらに困難になっていくことは間違いありません。

この取り組みとは、どのようなものなのでしょうか。 

 

中小企業の与信管理体制

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まず、中小企業と大企業の与信管理体制には、以下のような違いがあります。

 

 

大企業

中小企業

与信管理組織

リスクマネジメント部

与信管理部

人員

多数の専任スタッフ

兼任

申請者

各営業部

各営業部

申請書作成

各営業部

与信管理部

与信限度更新時期

取引先の決算付きに合わせて毎月更新

年1回

与信管理規則

あり

あり(簡易なもの)

与信の決裁

職務権限規定に従う

職務権限規定に従うものの社長決裁が多い

与信管理教育

リスクマネジメント部が任意に行う

与信管理部が時間外に強制的に実施

利用する信用調査機関

多数

1~2社

信用調査受発注

リスクマネジメント部

与信管理部

費用負担

各営業部に振り替え

与信管理部または営業部

与信管理費用

予算多し

少ない

ファクタリングの効果

効果的だが自社で賄うことも可能である

経営資源が少ないため効果大

出典:すぐに役立つ中小企業の「与信管理」実務Q&A

 

この表を見れば分かる通り、中小企業が自社で与信管理体制を構築するのは難しいものです。

大企業と比較すると、営業部と与信管理部が多くの業務を行わなければならないことが分かります。

そのため常に人員不足と業務過多に陥りがちであり、与信限度更新のスパンは長く、与信管理規定は簡易的なものになり、与信の決裁も社長決裁に頼ることが多くなり、与信管理教育は時間外で強制的に行うため士気は上がらず、与信管理管理費用が少ないため信用調査機関の利用もなかなか難しいという状態です。

効果的な与信管理体制を構築していくためには地道な取り組みになると書きましたが、地道に取り組まざるを得ないと言った方が正しいかもしれません。

その地道な取り組みを詳しく見ていきましょう。  

 

与信管理の必須業務

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与信管理の目的は安全な取引を行い、貸倒れのリスクを低く抑えることにあります。

そのための営業基盤を作っていくにあたって、与信管理の必須業務は以下の6つに分けられます。

すなわち、

 

  1.  契約書の作成と内容のチェック
  2. 信用調査の受発注とチェック
  3. 与信限度申請書の審査
  4. 与信限度運用状況のチェック
  5. 社員の与信管理教育
  6. 不良債権に対する処理

 

 です。

これらを詳細に見ていきましょう。 

 

契約書の作成と内容のチェック

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取引は、契約を結ぶことから始まります。自社から取引先に販売する時は、売買基本契約書を作成して取引先に送付することで、契約締結となります。

売買基本契約書とは、売買に関する取り決めなどを記した契約書です。

取引ごとに詳細な取り決めがある場合には、「個別売買契約」を結びます。

また、個別売買契約ではなく、「覚書」を取り交わすこともあります。 

 

信用調査の受発注とチェック

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信用調査の受発注も必須の業務です。

自社で信用調査のための教育が行き届いており、大体において自社で賄えるという場合には省かれる業務ですが、取引先に不安要素がある場合や、正確な調査が早急に必要になった場合や、社員教育が心もとない場合などは信用調査機関に依頼することになります。

この時の信用調査機関の選定、受発注、督促、支払い、チェックなどが業務となります。

信用調査機関の大手企業は帝国データバンクと東京商工リサーチですが、中小企業まで様々な期間があります。

大手の信用調査機関はあらゆる業種に対して調査を行なっており、中小の信用調査機関であれば特定の業種に特化した専門的な調査を売りにしていることもあります。

帝国データバンクや東京商工リサーチは全国に支店を持ち、あらゆる調査が可能で調査料も安めであるものの、専門性では中小の機関に及びません。

中小企業は特定の業種に特化し、割高ではあるもののかなり深い部分までの調査を可能としており、自社で行う調査では不可能なところまで調査してもらえます。 

 

与信限度申請書の審査、与信限度運用状況のチェック

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これは与信管理部の業務です。

営業部から申請された与信限度について適正な与信限度額を設定し、運用状況をチェックしていきます。

与信限度管理は以下のような流れで行われます。

 

  1. 営業部から与信管理部へ与信限度申請書にて申請を行う
  2. 与信管理部は申請を受け付け、決裁者に与信限度申請書を提出する
  3. 与信管理部が決裁者から与信限度額申請の認可を回収する
  4. 与信管理部は与信限度額申請の認可を営業部に連絡する

 

与信管理部の大切な業務の一つに、与信限度管理表の作成があります。

与信限度管理表とは、与信限度や毎月末の債権残などを一目でわかるように整理したものであり、これを作成することで与信管理が容易になります。

 

社員の与信管理教育

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与信管理業務の中枢で機能するのは与信管理部ですが、与信管理は決して与信管理部のみが行う業務ではありません。

営業担当者や関係者が与信管理に無関心ではうまくいかないものです。

そのため、教育研修が必要となります。

研修の頻度は月2回程度であり、倒産事例や与信管理規則や与信の考え方を研修します。

しかし中小企業では、営業時間中に研修を行うことは難しいことも多く、そのような場合には時間外に行われることになり、士気の上がらないまま実施し、成果があまり上がらないことも多いものです。 

 

不良債権に対する処理

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取引先が倒産するなどして不良債権が発生した時は、与信管理部が窓口となって弁護士と相談し、債権回収に当たります。

不良債権は基本的に突発的に発生するものであるため、日常的に取引先をしっかり管理しておかなければ対応ができません。

うまく回収していくためにも、与信管理教育が重要になります。

本項を読めば、中小企業が与信管理体制を構築することが非常な困難を伴うことであり、また与信管理業務がいかに煩雑な業務であるかがよくわかったと思います。

それだけに、ファクタリングを行ったときの効果も大きくなります。 

 

 

ファクタリングを活用しよう

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与信管理を確実に行い、売掛債権の回収を確実に行っていくにあたり、業務の負担が大きく自社では不可能と感じているならば、ファクタリング会社と連携することをお勧めします。

ファクタリングとは、売掛債権をファクタリング会社に売却する方法のことであり、これを行うことには様々なメリットがあります。

 

  • 売掛債権をファクタリング会社に売却することで、支払期限を待たずに現金を手に入れられる
  • ファクタリング会社に売却後に取引先が倒産した場合、買い戻す必要がない(貸倒リスクを負ってくれる)
  • 買取料を決めるにあたってファクタリング会社は取引先の信用調査を行い、調査報告もしてくれる
  • 売却した売掛債権の管理はファクタリング会社が全て代行してくれる
  • 売掛帳簿の作成、記帳事務、売掛債権の期日管理などの事務処理を全て代行してくれる
  • 経営上の問題の相談に乗ってくれる
  • 保有する全ての売掛債権を一括してファクタリングすることもできる

 

 上記のメリットによって、企業の経営には下記のような大変革が起きることとなります。 

 

キャッシュフロー経営の推進

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ファクタリングを行うことで、売掛期日を待たずに売掛債権を即時現金化することができます。

一括ファクタリングを行なえば、流動資産の内訳における売掛債権をゼロにし、現金を潤沢になります。

現金が潤沢になることで、設備投資、新規事業への取り組みなどが容易となります。

また、現金が潤沢になれば資金繰りが大変ラクになり、銀行融資を受ける必要がなくなり、利息支払いで財務が圧迫されることがなくなるほか、融資の必要に迫られたときにも、財務内容が良いため融資を受けやすくなります。 

 

販路の拡大

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与信管理がうまくいっておらず、与信リスクが大きくなりがちな時には、販路の開拓も難しいものです。

回収業務が難航しているならば販路の拡大は控えるべきであり、営業部と与信管理部との連携がうまくいかなければ、この取引と回収のバランスを取ることはできず、なかなか販路の拡大は難しいものです。

そうなれば、売上を伸ばしていくことはできず、企業は成長していくことができません。

しかし、ファクタリング会社と契約をすることで回収や管理の必要がなくなれば、営業部は回収業務を気にすることなく売上の拡大に専念することができます。

 

経営資源の有効活用

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ファクタリング会社と長期契約を交わせば、掛売りが行われるたびに売掛債権は逐一ファクタリングされる体制となります。

そのため、企業としては売掛債権の回収、信用調査、与信限度額の設定、売掛債権の管理に伴う事務処理など、売掛債権に関する全ての業務が不要となります。

全て、ファクタリング会社が行ってくれるからです。

新規取引先との取引が始まったときも、ファクタリング会社は逐一管理をしてくれます。

このため、全社的にかなりの業務がファクタリング会社にアウトソーシングされ、各部門が身軽になり、本来注力すべき業務に専念することが可能となります。

このことで、企業は確実に力を増していくことになります。 

 

保証ファクタリングの検討も

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上記のメリットは、全てファクタリングの基本的な形態である「買取ファクタリング」について書いたものです。

このほか、ファクタリングには「保証ファクタリング」という形態もあります。

買取ファクタリングは、売掛債権をファクタリング会社に売却して現金化し、さらに信用調査、売掛債権の回収・管理などを委託するものです。

一方、保証ファクタリングでは売掛債権を売却するものではありません。

取引先の信用調査を行なってもらい、信用力に応じて保証限度額を設定しておき、もし倒産などによって売掛債権の回収が不可能になった場合には保証限度額の範囲内で保証を受けることができます。

保証ファクタリングは、保証料を支払って保証を受けるというものであり、いわば保険のようなものです。

保証ファクタリングでも信用調査、売掛債権管理、記帳事務などの委託は可能です。

保証ファクタリングは、例えば新規取引先を開拓していきたい企業が、ファクタリング会社の保証をうけながらどんどん開拓していこうとする場合などに効果的な方法と言えます。 

 

まとめ

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これまで書いてきたとおり、与信管理というのは企業にとって必要不可欠な業務であるものの、色々な難しさがある業務であり、自社で完璧に行おうと思ってもなかなかうまくいかない業務です。

なかなかうまくいかないながらも、地道に改善を進めてきた企業は、その恩恵を受けることも多いでしょう。

しかし、すでに与信管理がかなり危険な状態にあり、これから改革をしていくことは不可能という企業もあるものです。

そのような企業が一発逆転で体制を整えるためには、ファクタリング会社との連携が欠かせません。

また、すでに与信管理がある程度うまくいっている企業でも、与信管理を行なっていくことで大きな負担を感じているならば、ファクタリング会社の強力を得て経営の効率化を図るのは、とても有益なことです。

 

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