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【部門別】売掛債権管理、回収に求められる能力、知識とは?

経営状態が思わしくない会社には、売掛債権管理がうまくいっていないために経営が悪化しているケースが珍しくありません。

特に中小企業では、そもそも売掛債権管理にあたる社員の能力が不足しているということも珍しくないのです。

売掛債権管理のための社員教育は、非常に時間がかかるものであり、すでに売掛債権管理に困っている会社は大変厳しい状況に置かれていると思います。

そのような会社は、売掛債権を現金に変えてしまうことをおすすめします。

売掛債権とは?

会社が販売を行う際には、販売する取引先から現金で決済が行われることはほとんどありません。

取引先の資金繰りの理由から、支払いはできるだけ先延ばしにすることによってキャッシュフローを確保しておいたほうが何かと好都合であるため、後日の支払いとして取引契約を交わすのが普通です。

このような取引を行うと、自社は取引先から後日支払いを受ける権利が発生します。

この権利のことを、売掛債権と言います。

逆に、取引先は自社に後日支払いを行う義務が発生するわけですが、この義務のことを買掛債務と言います。

このように、売掛債権というものは、自社が製品などを販売することによって発生しています。

そして、その製品を販売するためには、原材料の仕入れや製品の製造、製造した製品の在庫管理など、いろいろなところですでにコストが発生しています。

したがって、売掛債権の回収までの期間が長くなってしまうと、自社がそのコストを回収するまでの時間も長くなってしまうため、自社の資金繰りが厳しくなっていきます。

回収遅延や回収不能に陥ってしまえば、資金繰りに与える悪影響は計り知れません。

売掛債権をいかにスムーズに回収していくかということは、会社の資金繰りが良好になるか、それとも悪化するかのカギを握っているとも言えます。

売掛債権回収のために求められるもの

では、売掛債権回収をスムーズに進めていくためには、会社にはどのようなことが求められるのでしょうか。

求められる条件は沢山ありますが、なんといっても回収する売掛債権を管理したり、実際の回収に当たったりするのは自社の社員なのですから、社員教育を欠かすことができません。

売掛債権を適切に管理していけるかどうかということは、その戦略を実行する人材によって決まるのです。

したがって、この人材を確保するために教育を行うことによって、社員の能力が向上すれば、売掛債権の管理と回収はスムーズに行われます。

すでに社員に十分な能力が備わっている場合には必要ありませんが、そうでなければ社員を教育することによって、売掛債権の管理や回収がうまくいくようになり、会社の資金繰りは改善し、成長も実現することでしょう。

実際に売掛債権の管理と回収に当たる社員には、日頃から教育や訓練を行い、意識や知識のレベルを上げていくことが求められるのです。

特に、営業部門での教育は欠かすことができません。

営業部門は、売掛債権管理の最前線で活動する存在であり、責任も重大です。

取引先自体やその周辺から様々な情報を収集し、その情報を元に対処していくのは営業部門なのです。

そのため、営業担当者が売掛債権管理をしっかりと理解し、現場で適切な判断ができるならば、その会社は貸し倒れの被害を受ける可能性が低くなります。

もちろん、回収の長期化も避けられるでしょうから、資金繰りへの悪影響も未然に防ぐことができます。

取引先に好ましくない変化が現れた時、それを敏感に察知するためには、営業担当者が日頃から取引先に足を運び、取引先の平常時の状態を知っておく必要があります。

営業部門に対する教育が行き届いていれば、売掛債権管理のためにしばしば取引先に足を運ぶようになるでしょうし、教育で得た知識や経験を活かせば、異変があった場合に「何かおかしいぞ」という勘を働かせることができるようにもなります。

「売掛債権管理が大切だ」と言葉で言うのは簡単ですが、実際にはしっかりと教育を行い、その教育の成果がきちんと発揮されてこそ、活きた売掛債権管理が可能となるのです。

 

 

売掛債権管理のための教育とは

企業の売掛債権管理のレベルは、管理部門が単独で対策を行なったからと言って向上するものではありません。

全社的な取り組みが必要であり、社員一人ひとりが売掛債権管理のための意識を高く保ち、知識と経験を蓄えておく必要があるのです。

このような教育は、管理部門主導で計画し、実施していくのが望ましいでしょう。

教育によって目指すものは、売掛債権管理・回収に当たる社員が以下のような能力を獲得することです。

  • 売掛債権管理やマネジメントシステムを推進する重要性を理解していること
  • 売掛債権管理を行うための会計、法律、税務などを理解していること
  • 自社の記録を利用して債権の推移を調べたり、取引先からの情報を収集したり、取引先が倒産した場合の対処法などを実践するなど、実際の業務遂行のために必要となる能力を持っていること

売掛債権管理に携わる社員は、役割をしっかりと果たしていくためにもこれらの能力を身につけていなければなりません。

これらの基本的な能力のほか、部門ごとに活動する場所が違うため、特に求められる能力も異なります。

営業部門と管理部門でそれぞれ求められる能力は、以下の通りです。

 

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営業部門で求められる売掛債権管理能力

営業部門で求められる能力はどのようなものなのでしょうか。

営業部門では、1〜3年目の新人社員、5〜10年目の中堅社員、管理職によって、求められる能力のレベルが異なります。

したがって、営業部門の全社員をひとまとめにして教育するのではなく、それぞれのレベルに応じた教育にを行うことが重要です。

レベルごとに分けて教育すれば、レベルに応じた教育テーマを適切に設定し、能力の引き上げも順調に進んでいきます。

 

新人に求められる能力

教育テーマ
  • 売掛債権管理の必要性
  • 売掛債権管理における営業部門の役割
  • 自社の売掛債権管理の仕組み
  • 取引限度額申請書の書き方
 
必要な能力
  • 売掛債権管理マインドを持つ
  • 現場で情報収集をすることができる
  • 社内で情報収集をすることができる
  • 意思決定フローを理解できる

 

中堅社員に求められる能力

教育テーマ
  • 信用調書の読み方
  • 決算書の読み方
  • 商流の理解
  • 契約書の理解
  • 担保などによるリスク軽減の方法
  • 事故対応の方法
 
必要な能力
  • 取引先の信用力を分析することができる
  • 決算書を読むことができる
  • 契約書の内容を理解することができる
  • リスク軽減のための方法を理解している
  • 事故発生時に対応することができる

 

管理職に求められる能力

教育テーマ
  • 営業担当者を教育する方法
  • 与信ポートフォリオ分析
  • 与信管理理論の研究
 
必要な能力
  • 部下を教育することができる
  • 担当する取引先の全体的な構造を理解することができる
  • 与信管理理論を理解することができる

 

管理部門に求められる売掛債権管理能力

売掛債権管理部門は、売掛債権管理の中心的な存在ですから、幅広い分野に対して専門的な能力が求められます。

もっとも、取引先の審査を行うことができる、一人前の社員になるためには5年の教育が必要と言われているように、時間をかけてゆっくりと教育していかなければなりません。

管理部門の担当者は、売掛債権管理を経営に役立てる観点を持つことが最も重要です。

そのためにも、一般的なマネジメントに関する基礎知識は必須の知識であるといえます。

さらに、売掛債権管理マニュアルを策定するための能力も求められますし、売掛債権管理計画を立てる能力、売掛債権管理計画を実現する能力なども必要です。

このように、管理部門に求められる能力は、売掛債権管理の中心をなす能力であり、重い任を背負っているといえます。

管理部門に求められる能力を、新人とベテランに分けて書けば、以下の通りになります。

 

 

新人に求められる能力

会計・税務・財務分析
  • 決算書類を入手することができる
  • B/S、P/L、C/F、資金繰り表を理解することができる
  • 主な財務指標について、適正水準と危険水準を理解している
  • 決算書の勘定を見た時、危ない兆候を発見できる
  • 簿記三級を取得している
 
信用調査と情報収集
  • 情報のリソースについての種類と特徴を理解している
  • 支払不能、手形の不渡りなどの不安情報を理解している
  • 信用調査会社の種類や特徴、組織について理解している
  • 格付会社と格付けの概要を理解している
 
業界知識
  • 業種別審査事典を利用して、業界知識を収集することができる

 

法的知識
  • 倒産法の概要を理解している
  • 手形や小切手の仕組みの概要を理解している
  • 商業登記簿謄本の取り方を知っており、記載事項を理解できる

 

ベテランに求められる能力

会計・税務・財務分析
  • 会計原則や会計制度の変更について理解している
  • 有価証券報告書や決算短信を読むことができる
  • 税務申告書を読むことができる
  • 継続企業の前提に関する注記、監査法人の変更などによって、上場企業の危険な兆候を知ることができる
  • C/F、資金繰り表を作成することができる
  • 簿記二級を取得している

 

信用調査と情報収集
  • 調査会社に問い合わせて情報交換をすることができる
  • 取引先のグループ企業に関するデータ収集を行い、連結での企業分析をすることができる
  • 信用調書を読んで企業の概要と問題点を抽出することができる
  • 調査会社のサービスライン、売上や利益などを知っており、業界図を書くことができる
  • 調査会社の調査方法と限界を理解している
  • 倒産件数と傾向を説明することができる
業界知識
  • 業界の主要企業と取引銀行などを知っている
  • 主要な企業集団とそこに含まれる会社を知っている
  • 業種ごとに異なる決算書の傾向と特徴を知っている

 

法的知識
  • 会社法について理解している
  • 不動産登記簿謄本の取り方を知っており、記載事項を理解することができ、時価評価をすることができる
  • 債権保全の手法の概要と問題点を理解している
  • 倒産手続きの流れを理解している
  • 倒産事故発生時の対応を理解している

以上のように、営業部門と管理部門に求められる能力は多岐に渡ります。

逆にいえば、教育が不十分であればこれらの能力が不足したまま売掛債権管理・回収に当たることとなります。

能力不足の状態では、売掛債権の回収がうまくいかないケースが発生する可能性は高く、事故が起きた場合にも対処が緩慢であるため、被害の拡大を招く可能性もあります。

だからこそ、売掛債権をスムーズに回収して資金繰りを良好に保つためには、社員教育が欠かせないのです。

 

売掛債権を現金に替えるファクタリング

売掛債権に関する教育が欠けている会社では、売掛債権の回収が難航することがあります。

ですから、社員教育を行いましょう・・・とまあ、こういう解説をしてきたわけですが、現場の悲痛な声が聞こえて来る気がします。

社員の能力の向上に努めた結果、初めて売掛債権管理がうまく行くようになることはわかったけれども、その教育は一筋縄で行くものではないし、数年間に渡って教育を継続しなければならないものである、ならば現時点で売掛債権管理がうまくいっておらず、危険な状態にある会社はどうすればいいんだ!と思った人も多いことでしょう。

確かに、現時点で経営状態が悪い企業に対して、数年間もの時間を費やして管理体制を整えて行くのは、容易ではありません。

資金ショート目前であったり、すでに不良債権が多発している状態であれば、これから社員教育を初めて・・・というような悠長なことはやっていられないのです。

しかし、そのような場合でも方法がないわけではありません。

会社の経営はこの先数年で終わりを迎えるものではないのですから、ともかく今後の経営を見据えて社員教育を始めることが必要です。

とはいえ、教育の効果が出始めるまでには時間がかかりますから、その時間稼ぎの意味でも、また根本的な経営改善の特効薬としても、売掛債権を現金に替えるファクタリングを活用するのがオススメです。

ファクタリングとは、自社が保有する売掛債権をファクタリング会社に売却することによって、資金調達を行う方法です。

現時点で売掛債権管理がうまくいっていないならば、能力不足の社員を使って回収に当たらせるのではなく、ひとまずまとめてファクタリングをしましょう。

そうすれば、ファクタリング会社に買取料を支払う必要があるものの、売掛債権からまとまった資金を得ることができます。

ファクタリング会社に売掛債権を譲渡してしまえば、自社で回収のために腐心する必要はなくなり、資金的にも人材的にも余裕ができます。

また、売掛債権をまとめてファクタリングしたことで、売掛債権管理をゼロからスタートすることができます。

不良債権を多数抱えているならば、その対応に追われて教育どころではありません。

しかも知識のない状態で事故対応に当たるのですから、そこから得られる経験もさほど有益とはなりません。

そこで、ひとまず売掛債権をまとめてファクタリングし、余裕を作って教育を始め、その後の取引で新たに売掛債権管理の知識を実践して経験も積んで行くのです。

もちろん、最初は知識と経験が浅い状態での実践になりますから、取引が鈍重になって売上が大幅に落ちることにもなりかねません。

そうなれば本末転倒です。

したがって、再スタートを切ってからも、売掛債権管理の基本に忠実に従来と変わらぬ取引を行い、不良債権の発生が起こらないように注意しつつ、その中で知識の実践と経験を積んで行くべきです。

長期スパンでの取り組みとなりますから、教育の結果が出るまでには時間がかかり、時に不良債権が発生することもあるかもしれません。

資金繰りが悪化してしまうこともあるでしょう。

そのような場合には、ファクタリングを活用して売掛債権を現金に変えて行けばいいのです。

そうすれば、必要に応じて資金を供給することができるため、資金ショートに陥る可能性は低く、不良債権が発生した際のリスクもファクタリング会社に移転することができます。

つまり、経営を安定的に継続しつつ、社員教育も進めて行くことができるのです。

このようなやり方が、まどろっこしいものであると思われることもあるでしょう。

しかし、売掛債権管理をきちんとおこなうためには、会社のあらゆる部分での変革が必要であり、中でも社員教育は欠かせないものです。

経営を維持しながら改革を成し遂げるためには大きな痛みを伴って当たり前なのです。

そのような中で、ファクタリングを活用して行くということは、痛みを和らげながら改革を進めることに役立ちます。

ファクタリング会社の中には、経営改善のコンサルタントを提供してくれたり、提携するコンサルティングを紹介してくれるサービスを行なっているファクタリング会社もあります。

そのようなファクタリング会社にファクタリングを依頼し、同時にコンサルティングを受けながら経営改善に臨むのも良いでしょう。

まだ日本にはそれほど浸透していないものではありますが、ファクタリングは大きな可能性を秘めています。

ぜひ、皆さんもファクタリングを活用して経営の改善に役立ててください。

 

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