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売掛金の回収をすご~く簡単にしてしまう画期的な方法とは?

売掛金の回収に悩まされている企業は、多いものです。

売掛金がうまく回収できなければ、運転資金は不足することになり、それが原因で様々なトラブルが起こることもあり得ます。

売掛金の回収がもっと簡単になれば・・・。

そんな風に考えている経営者は多いのではないでしょうか。

本稿では、売掛金の回収をものすごく簡単にしてしまう、画期的な方法を紹介していきます。

売掛金回収の重要性

企業が健全な運営を続けて行くためには、運転資金を常に不足させず、資金ショートを防ぎ、可能な範囲内で事業拡大を図る必要があります。

運転資金が不足した場合には、銀行などから融資を受けることになりますが、慢性的な運転資金不足であれば銀行融資は受けられず、ノンバンクの事業者ローンなどに頼ることになり、経営は徐々に厳しくなっていきます。

運転資金の供給がストップしてしまうと、銀行への返済や買掛金の決済が不可能となってしまうため、銀行や取引先からの信頼を大きく損なうことになり、経営危機に陥ります。

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そのような状態になってしまえば、追加融資は受けられず、取引先も取引から撤退してしまうことでしょうから、事実上の倒産ということにもなるでしょう。

運転資金の不足にはいろいろな理由がありますが、よくみられるのが、経営計画上では入ってくるはずだった資金が入ってこなかったことによって、運転資金が不足してしまうというものです。

たとえば、取引先に商品を売り、数ヶ月先に売掛金を受け取る契約であったものの、取引先の経営困難などで売掛金が入ってこなくなった結果、運転資金不足を引き起こしてしまうのです。

売掛金回収がうまくいかなかったために、運転資金が不足し、経営が傾くというのはよくあることです。

営業努力は行われており、商品は売っているため売上はあるにもかかわらず、それが回収できずに最悪の場合には倒産してしまうのです。

これを黒字倒産と言います。

経営にあたっての困難は、運転資金の不足以外にもさまざまな面で現れるものです。

しかし、売掛金の回収困難は実に大きな問題です。

いろいろな問題が起こったとしても、売掛金がきちんと回収されており、運転資金が不足しなかったり、不測の事態に対処できるだけの内部留保を作っていれば、ひとまず経営危機には陥らないケースが多いのです。

ですから、売掛金をいかに回収していくかということは企業にとって非常に重要な問題であり、これをおろそかにしてしまっては企業経営は成り立ちません。

では、売掛金回収はどのように行うべきなのでしょうか。

 

 

売掛金回収のポイント

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まず、売掛金とは何なのでしょうか。

これは、取引先に現金取引ではなく掛け売りをしたとき、のちに支払期日に受け取る代金のことを言います。

「掛け売り」の「掛」とは、その場で支払いをするのではなく、後でまとめて支払うという意味です。

分かりやすく言うならば、常連として通っている居酒屋などで、「今日は手持ちがないからツケでいいですか。給料が入ったらまとめて支払います」というようなものです。

商品の代金を後払いで受け取るという契約で取引をすることを、掛による売買といい、掛で売ることを掛け売り、掛で買うことを掛け買いと言います。

商品代金をすぐに受け取らない場合には、支払期日に代金を受け取る権利である「売掛債権」が発生ます。

売掛債権とは、売掛金や約束手形を合わせて表現したものです。

さて、商売を行うにあたって、掛け売りは頻繁に利用されています。

本来ならば、皆さんが買い物をするときのように現金取引をするのが普通なのですが、企業間の取引においては現金取引が行われることはあまりありません。

現金取引が一番安全で便利には違いないのですが、掛け売りは商習慣に根付いたものであり、買う側も後払いのほうが資金繰りは楽になりますから、現金取引はあまり行われないのです。

現金取引しかしないというのでは取引があまり成立しないため、取引先を信頼して売掛金取引を行うのです。

しかし、取引先が代金を支払うまでには、長い期間を要します。

販売から支払いまでの期間を支払サイトと言いますが、3~6ヶ月先の支払いとなることが多く、それ以下の期間では支払ってくれない企業が多いことでしょう。

もちろん、取引する商品の性質によっても支払サイトは変化しますが、早期回収はあまり期待できないのが普通です。

支払いまでの間に、売掛先の財務状況が悪化し、支払不能となり、売掛金が回収できないこともあり得ます。

そのため、掛け売りをするためには、売掛金が回収できなくなる事態を防ぐために、以下の点に注意しなければなりません。

 

取引先の信用調査を行う

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取引に出向いた営業担当者が得た情報だけではなく、専門の信用調査機関に信用調査を行ってもらうようにします。

新規取引の場合はもちろんですが、既存の取引先に対しても定期的に調査を行うようにすれば、取引先の変化を素早くキャッチし、売掛金の回収不能リスクを低く抑えることができます。

 

取引条件を明確にする

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取引条件をはっきりとさせておくことも重要なことです。

注文の締切と支払期限をどうするか、支払いは現金か手形か、現金と手形を併用する場合にはその比率はどうするか、支払サイトはどうするか、全額一括払いか分割払いかなどを、事前に明確にしておくのです。

当然のことながら、取引条件は契約書に明記して交わすようにします。

 

次回の納入を焦らない

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企業としては、商品をどんどん納入して売上を伸ばしたいものですが、支払期限までに振り込みを行わなかった企業に対しては、納入を差し控えるようにします。

次回の納入は、前回の代金と引き換えに行わないと主張すれば、万が一売掛金が回収できなくなった場合にも、被害の拡大を防ぐことができます。

 

予防策を打っておく

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取引先が経営困難に陥った場合、支払いの意思がなければ即刻法的手続きを取るべきです。

しかし、支払いの意思があるならば、売掛金が回収できなかった場合の予防策を打っておくようにします。

たとえば、相手から商品を購入することで代金を相殺したり、代金の全額または一部をモノで受け取る代物弁済などの処置をとるとよいでしょう。

 

支払期限前に請求する

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通常、取引のサイクルというのは、契約が成立し、商品を納入し、支払期限に売掛金を回収するという流れで行われます。

売掛金回収にあたっては、自社から取引先に請求を行うことによって回収されます。

そのため、自社の請求が遅れてしまえば、それだけ売掛金回収も遅れることになります。

したがって、締切日の翌日に請求書を発送するなどの社内規定を設けることによって、請求が迅速に行われるようにしなければなりません。

 

取引撤退に踏み切ることも

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取引先が支払の意思を持っていない場合には、法的手続きを行います。

通知書や内容証明郵便で催告し、弁護士などの専門家に依頼して取り立て、仮差押・仮処分などの保全手続きを行い、強制執行を行うことによって、売掛金を回収します。

このとき、取引先に対して複数の債権者が同様の法的手続きを行うため、売掛金が全額回収できるとは限りません。

そのため、取引先に信用不安が浮かび上がった場合には、得意先であっても取引撤退を検討し、被害の拡大を予防しなければなりません。

 

売掛金の回収手順をマニュアル化する

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売掛金回収にあたっての手順をマニュアル化し、全社員がそれにのっとって回収することが重要です。

普段の売掛金回収はもとよち、回収困難となった場合にどのような流れで回収するかという手順もマニュアル化しておきましょう。

たとえば、支払期日から○日過ぎたら催促状を送付し、それからさらに○日経過しても具体的な対応がない場合には商品の引き上げを行うなど、全社員が認識していれば、自社で対応できる範囲が広がり、売掛金回収がスムーズになるでしょう。

 

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売掛金の回収計画を立てる

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では、売掛金回収のポイントを踏まえたうえで、どのように回収していくのか、回収計画の立て方を見ていきましょう。

売掛先に信用不安が発生し、売掛金の回収に取り掛かるとき、まずすべきこととして、回収する売掛金と売掛先の状況を調査することが挙げられます。

調査は可能な限り正確に、スピーディに行うことが求められます。

自社でもノウハウがあれば独自に調査を行うことができますが、自社で行うことが難しい、あるいは自社で行えるものの正確性やスピードに問題があるなどの場合には、信用調査機関などに依頼して調査する必要があります。

もっとも、回収困難に陥る可能性が低い売掛先ならば多少の余裕があるため、自社で行うことも多いと思います。

回収計画を立てるのは、このような調査が終わってからになります。

まず、回収する売掛金の確認を行いましょう。

最悪の場合、訴訟に発展することも考えられますが、その場合には債権の存在と内容は債権者が証明する必要があるため、ここでしっかりと確認しておくことは、その時の準備にもなります。

また、債権の根拠となる資料として、借用書や契約書も確認しておきます。

根拠となる資料がなければ、FAXやメールなどで債権の存在を裏付ける記録を捜しておきましょう。

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売掛先に対する調査としては、主に売掛先の資産について行います。

なぜ資産について調査するのかといえば、売掛金が回収不能となった時に、最終的に強制執行の対象となるものを確認しておく必要があるからです。

資産の調査を行う場合には、売掛先企業の資産はもちろんのこと、売掛先の経営者個人の資産も調査しておきましょう。

抵当権など担保権や保証などを取り付けて契約しているならば、売掛先が複数の債権者に対して支払い不能になり回収競争が起こった際に、大いに役立ってくれます。

したがって、それらの確認もしておくことが大切です。

売掛金回収のスケジュールを立てたならば、どのように回収を行うのがベストであるかを検討していきます。

回収をチームで行う場合には、回収スケジュールと回収方針を明確にし、チーム内で共有するようにします。

売掛先に問題が起こった場合の売掛金回収の流れは、以下のようになります。

 

1、 問題発生・・・取引先が倒産する、支払期日を過ぎても支払いが行われない、債務不履行。

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2、 事実関係の確認・・・信用調査を行い、取引において行き違いがなかったか、自社に問題はなかったかを確認します。

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3、 契約書の確認・・・契約書や借用書、また念書や債務承認書などの書類を確認します。

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特に、時効にかかっていないかを確認します。

4、 請求を行う・・・売掛先に請求を行います。

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電話での請求も可能ですが、感情的になって話がこじれることもあるため、文書で請求するのが賢明です。

内容証明郵便などを利用しましょう。

5、 交渉での解決・・・話合い・交渉によって解決できるならば、それがベストです。

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この場合、行き違いを防ぐために第三者を通して交渉すべきです。

依頼する第三者としては弁護士か、裁判所を通じた民事調停の場を利用するのがよいでしょう。

6、 法的手段・・・他の債権者との回収競争が激しい、早期に回収しなければ自社が資金ショートの恐れがあるなど、時間がない時には仮差押をします。

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訴訟によらない法的手段として、支払督促という方法もあります。

7、 訴訟による解決・・・6までで解決に至らない場合、裁判所に訴訟を提起します。

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簡易的な方法として、小額訴訟や手形訴訟、小切手訴訟を利用するという方法もあります。

8、 勝訴ならば権利の行使・・・強制執行を行い、債務者の財産を差押えます。

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売掛金の回収がうまくいかない理由はどこにある?

上記における問題発生から強制執行の一連の流れを踏めば、売掛先の資産を差し押さえ、貸し倒れによる被害を軽減することができます。

とはいえ、この手続きを行うためには、手間も時間もかかります。

あらかじめスムーズに売掛金を回収し、なんら問題が起きない方が好ましいのは言うまでもありません。

売掛金回収を滞りなく済ませて行くためは、どのようにすればよいのでしょうか。

それを知るためには、売掛金回収がうまくいかない理由をよく知る必要があります。

以下にその理由を書いていきます。

もしあなたの会社に同様の問題があるならば、それは売掛金管理に問題ありということですから、早急に改善すべきといえるでしょう。

 

回収力の問題

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まず考えられるのは、回収力に問題があるケースです。

売掛金回収が滞ったり、焦げ付きが発生する原因として最もよくみられるのは回収力における問題なのです。

一口に回収力上の問題といっても、細分化すれば以下のような要素の不足が見られます。

 

調査力不足

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売掛金回収のためには、売掛先の情報を正しく把握しておく必要があり、そのためには調査を行います。

調査によって、売掛先の経営方針、売上、仕入れ、経営計画など、さまざまな情報をつかむことができるのですが、これらの把握が不十分であれば、売掛金回収に何らかの障害をもたらす可能性があります。

 

契約力不足

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取引にあたっては契約を結びますが、契約に不備があれば回収は困難になります。

また、契約で定める内容に無理があれば、回収困難の引き金となります。

そこで、契約に必要な法的知識をしっかりと持ち、後に問題が起こった場合に法的手段に出られるような契約を結んでおくことが大切です。

 

処置力不足

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売掛先に危険な兆候が現れたとき、あるいは回収困難が表面化したとき、速やかに処置するためには、自社の処置力が求められます。

処置が遅れれば被害が拡大するケースが多いのです。

 

連携力不足

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社内の連携が不足していれば、回収に悪影響を及ぼします。

社内での情報交換はもちろんのこと、社外スタッフとの連携もしっかりと作っておくことが大切です。

そうすれば、売掛先の情報入手が遅れることはありませんし、危険な兆候の見逃しもなく、結果的に売掛金の焦げ付きを予防できたり、早めの処置をしたりできる可能性が高まります。

 

売掛金管理の問題

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売掛金管理は一般的に、営業部から回ってきた伝票を経理部でパソコンに入力し、支払期日前には請求書を発行し、売掛金回収の予定を管理しつつ、回収できたものは削除していくという流れで行われます。

この管理方法は、経理部における入力作業で間違いがなければ、一般的であるがゆえに誰にでも管理しやすいというメリットがあります。

しかし、もし営業部からの報告に嘘があると、売掛金の額が狂ってしまい、管理が困難になってしまいます。

実際、営業部の社員の中には、自分の販売成績を上げるために架空の売上を計上することがあるのです。

架空計上の原因が、単純な場合には、それほど問題にならないこともあります。

たとえば、営業部が物品受領書(製品が取引先にわたったかどうかを確認する書類)をすべて回収していなかったというようなミスです。

しかし、売っていない製品の伝票を経理部に回しておき、発行された請求書を営業部でもみ消すことができるなど、管理システム自体に問題があるならば、売上があるはずなのに売掛金が一向に解消されないということも起こり得ます。

そうなれば、会社の経営計画に狂いを生じます。

架空計上がまかり通るような管理システムであれば、売掛金回収がうまくいかなくなるのは当然のことです。

営業部と経理部がしっかりと連携して売掛金管理を行い、架空計上が起きないようにしなければなりません。

 

社内連絡の問題

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取引先との窓口である営業部と、請求書の発行を行う経理部の連絡が不十分であれば、売掛金に誤差が発生する可能性が高まります。

たとえば、商品の返品や値引きが行われた場合には、その旨を営業部から経理部へと伝え、間違いのない請求が行われなければなりません。

しかし、営業部がこれを伝えていなければ、得意先に対して実際の請求額以上の売掛金があるということになってしまいます。

本来の売掛金が支払われたとしても、差額分の売掛金が繰越残高として残ってしまうことになります。

このほか、もっと単純なケースもあります。それは、営業部が集金を怠った結果、未回収の売掛金が残ってしまうということです。

これも、営業部と経理部が密に社内連絡を取り、怠慢による未回収が発生しないようにしなければなりません。

 

売掛先との問題

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売掛先との関係に問題があり、売掛金回収がうまくいかなくなることもあります。

たとえば、自社が納入した商品の品質に対して、売掛先からクレームが入り、値引き交渉を持ちかけられたとします。

このとき、交渉が終わるまでは売掛金の支払いが先延ばしになるケースがあります。

また、売掛先の検収期間(製品に問題がないかどうかを確認する期間)が延びたことを自社の営業担当者が把握しておらず、支払いが先延ばしになることもあります。

この他、売掛先が意図的に支払いを遅らせることもあります。

多くの場合、資金繰り困難によって支払いが遅れてしまうのですが、これを放置していると時間とともに回収が困難になるため、注意しなければなりません。

以上のように、売掛金の回収が困難になる原因は様々です。

とはいえ、問題がどこにあるか特定できない場合もあるでしょうから、その場合には以下を参考にしてみてください。

 

売掛金の記帳をチェック

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まずは売掛金の記帳が正しく行われているかをチェックしてみましょう。

売掛金の記録は、まず送り状、納品書、出荷伝票、売上伝票などをもとにして原始帳簿表を作成し、次にその中の必要な部分を売掛金元帳に転記し、最終的に総勘定元帳にまとめるのが一般的です。

売掛先との取引記録は、売掛金元帳を見ればすべてわかるようになっています。

そのため、請求と回収は、売掛金元帳に基づいて行うことになります。

売掛金元帳がしっかり作成され、正しく活用されていれば、請求漏れはなくなり、代金回収状況も把握できるようになっているはずです。

しかし、取引先の数が増えたことによって、記帳と販売・売掛金回収が異なる部門で分業されることになれば、管理は複雑になります。

一冊の売掛金元帳で管理することは現実的とは言えません。

これを解決するためには、販売を行う営業部門、納品を行う倉庫部門、売掛金管理を行う経理部門などの一連の流れを図式化するなどして、売掛金の回収状況をすべての部門で把握できるようにしなければなりません。

このとき、売掛金管理は営業と売掛金回収をつなぐ役割を担うのですから、非常に重要となります。

重要性が高いと同時に、ミスが発生しやすい部分でもありますから、慎重な管理が求められます。

経理部門においては、帳簿上の売掛金の残高が実際の売掛金額と一致するようにしなければなりません。

自社で売掛金の把握ができていないような状況では、支払期限に基づいた売掛金回収をすることができず、場合によっては不良債権の発生に気付かないということも起こり得ます。

 

部門間の連携をチェック

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売掛金に関する記帳に問題がなければ、部門間の連携に問題がないかを探ってみましょう。

売上伝票は、売掛先の担当者、自社の営業担当者、倉庫部門の受払係・配送係など、多くの人を経由して経理部門の記帳係・会計係の手に渡ります。

このため、いくら売掛金管理の主体たる経理部門が、売掛金元帳への記帳をしっかりとしていたとしても、他の部門で何らかの作業が滞ってしまうと、売掛金回収の流れ全体に影響してしまうことになります。

それが売掛金回収の遅延や回収漏れ、焦げ付きにつながることもあります。

実際に、売掛金の回収漏れの多くは、営業部門から経理部門への連絡がうまくいっていない場合に頻発します。

そのため、部門間の連携をチェックし、何らかの問題が見られる場合には改善を図りましょう。

回収漏れが起こる可能性は低くなりますし、作業効率もアップします。

さらに、経理部門と営業部門で相互にチェック可能な売掛金管理システムを構築することができれば、より確実に回収を行うことができるようになります。

とはいえ、いくら部門間の連携が改善されたとしても、元々の伝票の入力にミスがあるようでは、なんら効果は発揮されません。

そこで、部門間の連携改善にあたっては、以下のような一連の流れを組み込み、システムを構築するとよいでしょう。

  1. 締後扱いの納品は安易に行わず、もし生じた場合には物品受領書にその旨を記載して上司の検印を受ける
  2. 売掛先が検収期間を設けている場合には、社内伝票の記載方法を統一し、物品受領書を保管しておく
  3. 入金伝票、現預金出納帳、受取手形の照合を定期的に行う
  4. 売掛先に対して、定期的に残高確認を行う

このような対策を行っておけば、記入ミスがおこる可能性は大幅に抑えることができます。

 

請求締切日の見直し

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記帳に問題がなく、部門間の連携にも問題がないとなれば、売掛金回収に問題が起きることは少なくなります。

しかし、それでもなお問題が起きているというのであれば、請求締切日の見直しが効果的かもしれません。

請求締切日を売掛先ごとにバラバラに設定している場合、売掛金管理にミスや漏れが発生しやすくなります。

そこで、請求締切日を月に3回くらいに集約してみましょう。

そのためには、売掛先に請求締切日の変更を伝えるなどの手間はありますが、売掛金回収管理の効率化を図ることができます。

 

売掛金の回収システムを確立する

ここまで、何度か売掛金回収システムが必要ということを書いてきましたが、肝心な「どうやって回収システムを確立するか?」ということにはあまり触れませんでした。

ここで、それを確認していきましょう。

会社の経営資源は限られています。

経営資源とは、ヒト・モノ・カネですが、それらを目的に合わせて効率的に利用していかなければなりません。

いかに利用していくか、合理的に管理していくのが経営管理であり、これは経営全体を管理するという大きなくくりでの管理です。

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経営管理は大きなくくりですから、その下にはいろいろな細かい管理があるわけです。

売掛金管理もその一つです。

売掛金管理のほかにも、購買(仕入れ)管理、生産管理、在庫管理、販売管理、財務管理などのさまざまな管理があります。

本稿の重大なテーマとなっている売掛金管理ですが、これがうまく行われることによって、代金は確実に回収されていきます。

代金が回収されてこそ、仕入れ代金の決済が可能となり、仕入れがあってこそ生産が可能となり、生産があってこそ販売が可能となり、販売をすればまた代金を確実に回収していく・・・この流れを淀みなく行っていくことが大切です。

売掛金の管理と回収は、その他の管理から独立した部門でなければなりません。

しかし、それぞれの管理分野と共通する部分については、しっかりとリンクさせながら管理していきます。

売掛金管理の役割は、大きく分けて2つです。

 

取引の安全確保

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売掛金管理においては、取引先の信用調査を行い、その情報を元に適正な与信限度額を設定します。

取引先に過剰な与信を設けずに取引を行うことで、回収困難になった際のリスクを軽減することができます。

 

営業部門の抑制

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営業部門が力を与えられすぎた会社などでは、営業部門が暴走することがあります。

得業成績を伸ばすために、支払能力のない取引先に商品を売ってしまうこともあるのです。

売掛金管理においては、このような営業部門の行きすぎが起きないように、抑制する機能を持っています。

売掛金管理では、新規・継続を問わず全ての取引先を管理していきます。

しかし、売掛金管理部門が直接的に取引先を管理するものではなく、社内で組織的に管理を行っていくものです。

だからこそ、営業部門は取引先との直接的な窓口ですから、しっかりと連携を取っていかなければなりません。

営業担当者に対して、売掛金回収に関する教育を施すことも、売掛金管理部門の役目となります。

売掛金管理部門の真の力が問われるのは、売掛金が回収困難になった場合であると思われがちです。

しかし、売掛金管理が普段からしっかりしていれば、回収困難が起こることは少なくなります。

問題が起こってからでは回収は困難になるため、普段から売掛金管理・回収に力を注ぎ、問題を未然に防ぐことこそが、売掛金管理の本当の目的なのです。

営業部門としては、商品を販売するのと同時に、自社の売掛金回収システムを意識した営業活動を行うべきでしょう。

営業は、商品を販売すれば終わりではなく、代金を回収して初めて完結するのです。

 

売掛金の回収手順

売掛金回収のポイントを確認し、回収計画の立て方も学び、問題点や改善方法の要点も学んできました。

では、いざ売掛金回収になった時の回収手順を学んでいきましょう。

売掛先がすんなり支払ってくれるならば何も問題は起きませんから、回収困難になった場合の回収手順を解説していきます。

 

回収の流れ

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売掛金回収を確実に行うためには、事前に社内で回収手順を作成しておくことが大切です。

回収手順とは、どこまで自社で回収努力を行い、どこから専門家に任せるのかを定めた行動指針のことです。

具体的には、

  • 期日を過ぎてから何日待つのか
  • 待っても支払わない場合には、どのくらいの期間を置いて督促をするのか
  • 次回の納品をするかどうか
  • 納品する場合には、未払い金との引き換えにするかどうか

といったことです。

これらの回収手順を決めたならば、社内で徹底するようにします。

売掛金回収の第一歩は、請求書の送付です。

普通の売掛先であれば、支払能力もあり、また支払う気もあるものですから、仮に支払いが遅れたとしても、請求書を送付すれば振り込みや送金によって支払いをするものです。

このときの請求方法は、売掛先に直接出向いたり、電話によって請求することもできるのですが、あえて請求書という文書によって請求したほうがよいでしょう。

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なぜならば、売掛先の心象を損なうおそれがあるからです。

直接出向いたり、電話をしたりすることによって請求を行うと、債権者の態度やちょっとした言葉遣いによって、売掛先の反発を買うおそれもあります。

一度目の請求によって応答がなければ、請求書を再送することで回収が進む可能性がありますので、そうするとよいでしょう。

請求書を作成する際には、記載漏れがないように注意しましょう。

請求所には、宛先、請求日、作成者、債権内容、債権額、支払期限、振り込み先などを記載しておきます。

請求書は、のちに裁判になった際の重要な証拠にもなります。

しかし、請求書を送り、社内で決めた待機期間が過ぎたならば、素早く督促を行います。

督促は、債務残高確認書を普通郵便などで送付することによって行います。

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請求書を送っても応答がなく、再度請求書を送っても同じく応答がなかった場合、それ以上請求書を再送しても回収のあまり見込みはありません。

そこで、債務残高確認書を送るのです。

債務残高確認書には、売掛先が支払うべき売掛金の残高が記載されているわけですから、それを受け取ることによって債務があることを認識させることができるわけです。

これを送ることで、時効を中止させる催告にもなります。

次に、督促状を送ります。

督促状とは、売掛先に支払いを要求する書面です。

普通郵便やはがきでも可能ですが、できれば内容証明郵便で送付します。

督促状を送っても何の反応もなければ、催告状を送付します。

催告状は、それも無視すれば訴訟を起こすという最後通告です。

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そのため、催告状だけは必ず配達証明付き内容証明郵便で提出しなければなりません。

普通郵便などで送ると、裁判の際に「受け取っていない」という言い逃れをされてしまうかもしれません。

内容証明郵便で送ると、売掛先にプレッシャーも掛けられますし、訴訟の際に効力を発揮します。 

ほとんどの取引先は、催告状まで無視するということはないと思います。

多くの場合、きちんと相談を行い、売掛金をどう処理していくかを話し合うことになるでしょう。

相談といっても、自社のほうが立場は強いのですから、まずは納入した商品を引き上げます。

相談なしにこれを行ってしまうと窃盗罪になりますから、必ず相談が必要です。

もし、相手がこれに応じず、支払いも行わないというならば、法的手段を検討していきます。

以下に、回収手順を簡単にまとめておきます。

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第一段階・・・支払期日に合わせて請求書を送り、反応がなければ再度請求書を送る

第二段階・・・二週間程度支払いが遅れたならば、債務残高確認書を普通郵便で送る

第三段階・・・三週間~一ヶ月程度支払いが遅れたならば、督促状を送り、反応がなければ催告状を送る。
これらは配達証明付き内容証明郵便で送る

第四段階・・・一ヶ月半程度支払いが遅れたならば、次回の納品をせずに様子を見つつ、契約を解除して商品を引き上げることを検討する

第五段階・・・二か月以上支払いが遅れている場合には、訴訟などの法的手段を検討する

以上のように、売掛金回収が困難になった場合には、いろいろな手続きが必要となり、回収できるのはそれより先のことになります。

労多くして功少ない作業であり、売掛金を滞りなく回収していくことがどれほど大切かということがよくわかると思います。

 

売掛金回収困難の末路

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売掛金回収をうまく行うためには、自社で様々な改善が求められます。

また、いくら改善をしても回収困難に陥る可能性がゼロになることはなく、回収困難になれば大変面倒な手続きを踏まなければなりません。

さらに、最悪の場合として法的手段を取った場合にも、他の債権者との回収競争が起きますし、そもそも売掛先には支払うべき資産を持っていない可能性もあるため、満額を回収できる可能性は極めて低いと考えてよいでしょう。

しかし、売掛金回収をしなければ経営を続けて行くことはできないのですから、無視はできない問題です。

もし、売掛金が回収できずに貸し倒れとなれば、資金ショートを起こすかもしれません。

回収のために法的手段を取り、時間やコストをかけた結果、それに見合わない少額の売掛金しか回収できなかった、あるいはまったく回収できなかったという状態になれば、費やした経営資源の分だけ損失を拡大させることになってしまうでしょう。

中小企業というものは、そもそも資金が潤沢という状態を維持するのは難しいものです。

不景気な時代ならばなおさらでしょう。

多くの中小企業は、掛け買いによって商品や原材料を仕入れており、それを利用して製造販売を行っています。

掛け買いや製造販売コストを支払う現金が手元になければ、銀行融資を受けて資金調達を行い、事業を進めて行くことになります。

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運転資金をぎりぎりで回していれば、販売を行った後、支払期日に売掛金がきちんと回収されることによって、それをすぐさま運転資金に回して事業を行うことになります。

そんなとき、売掛金の回収が滞ればどうなるでしょうか。

少額の売掛金が短期間の遅延を起こすならば問題ないことも多いものですが、多額の売掛金が長期にわたって遅延するとなれば大問題です。

買掛先への決済や銀行への返済を遅らせることになり、信用を損なうことになりかねません。

約束手形の支払いができなければ、それ以降の手形取引が停止となることもあります。

もし、それらの決済や返済を遅らせることができたとしても、買掛先や取引銀行からの信用を失い、その後の取引に支障をきたし、業績の低下、ひいては経営危機につながる可能性もあります。

万が一、売掛先の倒産などによって売掛金が全く回収できないとなれば、貸し倒れとなった額はどのまま赤字となります。

ぎりぎりの経営においては、この穴を埋めて経営を続けて行くためには、なんとかして資金調達をしなければなりません。

しかし、銀行からすでに融資を受けているならば、追加融資を受けることは難しいものです。

ノンバンクの事業者ローンを利用すれば融資を受けられるかもしれませんが、金利が銀行の何倍も高いため、その場では経営をつなぐことができたとしても、その後の経営において支払利息に悩まされることになります。

不動産や有価証券などをもっているならば、それを担保として銀行から融資を受けたり、それらを売却することで資金調達が可能となることもあります。

しかし、そもそも中小企業はこれらの資産に乏しいのが普通ですから、あまり現実的な方策とは言えません。

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売掛先の経営危機や倒産によって、売掛金回収が困難となり、どこからも融資を受けられず、売るべき資産も持っておらず、運転資金が完全にショートした場合、自社も倒産してしまうことになります。

つまり、売掛先の倒産の影響で、連鎖倒産することになるのです。

自社の運転資金が潤沢であればまだしも、余裕のない中で経営をしているならば、連鎖倒産の危険性は常に付きまとうことになります。

社内の売掛金管理がしっかりとしていれば、そのような危険性はかなり低くなりますが、あるとき急にこのような事態に見舞われてしまうことがあるため、絶対に安全であるとは決して言えません。

 

売掛金回収を一挙に解決するファクタリング

では、企業はいつまでも売掛金の回収リスクから逃れることはできないのでしょうか。

実は、一つだけ逃れる方法があります。

それは、ファクタリングを利用することです。

 

ファクタリングとは

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ファクタリングとは、売掛債権(売掛金+手形)をファクタリング会社に買い取ってもらうことによって、資金調達を行うというものです。

ファクタリングを行っている会社にはいろいろな会社があります。

三菱東京UFJ銀行の子会社である三菱UFJファクター、みずほ銀行の子会社であるみずほファクターのように、メガバンクのグループ企業がファクタリングサービスを提供していることもありますし、その他にも大小様々なファクタリング専門業者もあります。

それぞれの業者にそれぞれ異なる強みがあり、買取率が低い業者、リスクの高い売掛債権も含めていろいろな買い取りを行っている業者。

売掛債権管理代行やコンサルティング業務も行っている業者などがあります。

そのため、自社のニーズに合わせて利用する必要があります。

 

ファクタリングの流れ

では、ファクタリングの流れを見ていきましょう。

  1. 自社が取引先に商品を販売し、数ヶ月後に売掛金を回収する契約を交わす
  2. 売掛金の回収日以前の段階で早急に資金が必要になる、売掛先の信用不安が高まるなどの事態が起きる
  3. ファクタリング会社に売掛債権を持ち込み、買い取りを依頼する
  4. ファクタリング会社は、売掛債権の内容や売掛先の経営状態を調査し、調査結果に応じて買取率を決めて買い取る(買取金額は、売掛債権の額面金額に買取率を掛け合わせたものとなる)
  5. 後日、支払期日が来て売掛先から代金が支払われたら、それをそのままファクタリング会社に支払う(回収した満額の代金と、買取価格との差額がファクタリング会社の利益となる)

ファクタリングは、以上のような流れで行われます。

5において、売掛金の回収はファクタリング会社が行うのではなく、自社で行わなければならないことがわかります。

これは、二社間ファクタリングの形態を例示したためで、ファクタリング会社との契約において三社間ファクタリングを希望するならば、売掛金回収も代行してもらうことができます。

欧米においては、三社間ファクタリングによって売掛金回収もファクタリング会社にアウトソーシングするのが一般的です。

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しかし、日本では二社間ファクタリングを行うのが普通です。

なぜならば、日本ではまだファクタリングがそれほど浸透していないからです。

欧米のように、ファクタリングによる資金調達がごく一般化しているならば、ファクタリングの事実を取引先に知られても構わないため、三社間ファクタリングを行っても何ら問題はありません。

しかし、日本ではまだファクタリングが浸透していないことから、ファクタリングを利用している事実が取引先に知られると、資金繰りに困っているのか、経営が危ないのかなどと勘繰られることになりかねません。

実際、そのように疑う経営者は多いのです。

そこで、二社間ファクタリングを利用して、売掛金回収は自社で行うことによって、ファクタリングの利用を取引先に知られないようにするケースが多いのです。

 

ファクタリングのメリット

ファクタリングには、いろいろなメリットがあります。

どのようなメリットがあるのかを確認していきましょう。

 

売掛金の資金化

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まず、何といっても売掛金を資金化できることです。

自社が資金調達の必要に迫られ、銀行からも融資を受けられない場合には、ファクタリング会社に売掛債権を売ることによって、資金調達ができます。

本来ならば、売掛金は数ヶ月後にしか回収できないのですが、ファクタリングを利用すれば最短即日で資金化することができます。

このとき、ファクタリング会社に買取料を支払う必要がありますが、それに見合うメリットがあります。

銀行融資のように厳しい審査もありませんし、スピードでもはるかに勝っています。

売掛債権という資産を売却するのですから、借金を作ることにもなりません。

 

回収リスクの移転

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ファクタリング会社に売掛債権を買い取ってもらうとき、ほとんどの場合は償還請求権なしでの契約となります。

これは、万が一売掛先が倒産などをした場合に、自社はファクタリング会社に対してなんら弁済する必要がないというものです。

該当する売掛債権は完全にファクタリング会社に譲渡されていますから、法的措置を含めた売掛金回収のためのさまざまな手続きはファクタリング会社が行うことになり、自社の手を煩わせることはありません。

本来ならば、売掛金が回収不能となった場合には、自社で様々な対処をしなければならないことは、本稿で解説してきたとおりです。

しかし、ファクタリングによってファクタリング会社に売却してしまえば、早期に資金化できるばかりではなく、売掛金が回収できなくなった際のリスクも移転してしまうことができるのです。

これは、ファクタリングが手形割引よりも優れている理由でもあります。

ファクタリング会社は手形の買い取りも行っていますが、その場合も手形が不渡りになった場合に弁済の必要はありません。

しかし、手形割引業者に手形割引を依頼して資金化した場合、もしその手形が不渡りになれば、手形割引業者は譲渡人に対して弁済を請求することができるのです。

このほか、ファクタリングの形態として、売掛債権の買い取りを行うもののほか、売掛債権に保険をかけられるものもあります。

これを、信用保証ファクタリングといいます。

信用保証ファクタリングでは、売掛債権を買い取ってもらうのではなく、保証料を支払うことによって、売掛債権や売掛先に応じて保証限度額を設けておき、万が一回収不能になった時に、限度額の範囲内で保証を受けられるというものです。

信用保証ファクタリングも回収リスクを移転できるものです。早急に資金化する必要はないものの、売掛金回収に伴うリスクを予防しておきたいという場合に利用することができます。

 

プロの調査

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すでに書いたとおり、ファクタリング会社を利用する場合には、買取料を支払わなければなりません。

買取料とは、売掛金の額面金額に買取率を掛け合わせて算出します。

買取率は、売掛先の経営状態や、売掛債権の内容によって変動します。

安全性が高ければ買取率は高くなり、安全性が低ければ買取率は低くなるのです。

買取率の決定にあたり、ファクタリング会社は独自に売掛先に対して信用調査を行い、その結果をもとに買取率を定めます。

調査結果は自社に報告されることになるため、自社で信用調査を行う必要がなくなります。

本来、売掛金管理のためには、自社で調査を行ったり、信用調査機関に依頼して調査を行わなければならないものですが、ファクタリング会社に依頼すればそのような必要もなくなるのです。

 

資金が潤沢になる

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ここまでのことを読めばおわかりと思いますが、ファクタリングは企業の資金繰りを大きく改善してくれます。

何しろ、取引先に販売をして売掛債権が発生したら、それをすぐさま現金化することもできるのです。

売掛金の回収日まで待つ必要がなくなり、運転資金が不足するという事態も起きにくくなります。

運転資金が不足しなければ、巨額の設備投資を行う場合などを除けば、銀行からの融資を受ける必要もなくなります。

そうなれば、利息の支払いによって財務が圧迫されることもなくなります。

また、売掛金管理にかかる様々なコストを削減できるため、資金はより潤沢になります。

経営資源を本業に集中させることもでき、積極的な経営拡大も図りやすくなるでしょう。

 

まとめ

売掛金回収は、企業経営に欠かせないものなのですが、それを確実に行うためには様々な問題があります。

しかし、それを一気に解決してくれるのがファクタリングです。

皆さんも、売掛金回収にお困りであれば、ぜひファクタリングを検討してみてください。

 

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