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面倒で負担の大きい売掛債権の管理はファクタリングで解消を

売掛債権の回収は、企業における生命線といってもいいでしょう。

売掛債権の遅延や貸倒れが頻発すれば、企業は確実に体力を奪われ、黒字倒産もしかねないからです。

売掛債権をきちんと回収していくためには、売掛債権の正しい管理が必要となります。

本稿では、売掛債権の重要性と、売掛債権管理業務の基本を紹介していきたいと思います。

売掛債権管理の重要性

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売掛債権とは、自社が他社と販売契約を結んで商品の納入やサービスの提供が完了した時点で生じる、後日の支払期日に代金を受け取る権利のことです。

売掛債権の回収が遅れると、企業に悪影響をもたらします。

もし貸倒れになってしまえば、その悪影響は非常に大きなものとなってしまいます。

例えば、

 

  •  支払期日に入る代金をもとに事業計画を立てていたところ、それが入ってこなかったために計画が狂う。その計画のためにコストをかけて準備していた場合には、事業が圧迫される
  • 売掛債権が支払われるまでの期間も仕入れや製造にコストはかかるため、回収が遅れるほど資金繰りが悪くなっていく
  • 売上は上げていたにもかかわらず、回収が難航した結果、現金が足りなくなって黒字倒産してしまう
  • 取引先が倒産したとき、それが大きな売掛債権を持っている取引先であれば、代金を回収できなくなり連鎖倒産してしまう

 

などです。

そのため、売掛債権が不良化した時の被害を最小限に抑えるためには、社内で売掛債権の管理体制は整えておきたいものです。

売掛債権をいかに管理するか、これがきちんとできている企業とできていない企業では、資金繰りに雲泥の差が現れます。

売掛債権の残高を常によく観察していない、つまり管理ができていない企業は、思わぬ不良債権に悩まされて被害を受けることが多いからです。

そこで、本稿では売掛債権の管理の方法について書いていきます。

その方法とはどのような方法なのでしょうか。

売掛債権を正しく管理するためには、以下のことが重要になります。

 

  •  経営者や幹部は売掛債権回収の重要性を正しく認識し、売掛債権の管理を任せきりにせず、積極的にかかわっていくこと
  • 回収の責任体制を明確にしておくこと
  • 売掛債権の効果的な管理資料を整備すること

 

もしこれができないならば、できないものと割り切ってファクタリング会社に管理を依頼してしまうのも良い方法であると思います(このことは後述します)。

このようなことは、売掛債権管理においては常に言われているところで、当たり前のことです。

しかし、この三つの項目のどれが欠けても売掛債権管理は成功しないものです。

より詳しく書くと、以下の通りになります。 

 

 

経営者や幹部の意識

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中小企業・大企業を問わず、自社の売掛債権がどうなっているか、きちんと把握している経営者はそれほどいないのではないでしょうか。

経営者にはそれ以外にやるべきことがあるのだから、それが当たり前と考えられていますが、これは実は大変なことなのです。

なぜなら、経営者や幹部(営業部長や経理部長など)が関心を抱いていない事柄に対して、社員が関心を抱くことは難しく、業務が惰性に流れてしまうことがとても多いからです。

どうすれば売掛債権の回収が合理化するのか、省力化できるのか、などということを本気で考える機会は生まれないため、不良債権に悩まされることが多くなります。

しかし経営者や幹部も、売掛債権なんてどうでもいい、回収には興味がまったくないと考えているかと言えば、決してそうではないでしょう。

これが会社の業績に響くことは知っていますし、もっと現金が欲しいとも思っていますし、売掛債権の流動性は高い方がいいということを知らないわけではありません。

不景気になって倒産する企業が増えれば、ウチは大丈夫か、売掛債権をきっちり回収してこいと言うでしょう。

とはいえ、この思いが緊急時だけ生まれるのではダメで、平常時から持っていることが大切なのです。

だからこそ、売掛債権回収の重要性の認識、積極的な関心が、経営者や幹部にも求められるのです。 

 

回収の責任体制の明確化

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会社のしくみには、まず売る事だけを考える営業があり、後方にはその代金を回収する経理があり、与信限度額や掛売の可否を審査するセクションも独立しているという形態があります。

これに対し、営業が販売から代金の回収までの責任を負い、審査のセクションのみ独立しているという形態もあります。

アメリカなど前者の方式が多く、営業は販売に徹する式のやりかたが主流のようです。

一方日本では、後者の営業が販売から代金回収までの責任を負うという方式が一般的です。

アメリカ式のやり方は企業の売り上げを伸ばしていくためには有効な方法ですが、拡大に走るあまり回収がうまくいかなくなるという事態も考えられます。

その点、日本式の方法は営業が販売から代金回収まで全ての責任を負うため、アメリカ式の爆発力はないものの、回収は比較的堅実に行いやすいと言えます。

そのため日本では、営業マンの仕事は販売をするだけではなく、代金も回収して初めて完了すると考えられています。

もしこれがきちんとできていない会社があれば、すぐに改善して適正化する必要があります。

それと同時に、売掛債権の管理を社内でどのように分担していくかということを明確にしておくことも大切です。 

 

売掛債権管理資料の整備

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上記の通り、経営者や幹部は自社の売掛債権の状況を把握しておくべきです。

経営者や幹部が売掛債権の回収は上手くいっているか、遅延と不良債権はどれくらいあるかなどを把握するためには、それを確認するための資料を作成しておくことは大切なことです。

経営者や幹部がそれをできない企業というのは、自社の回収状況を的確に把握できる一覧などの資料を作成していないことが非常に多いものです。

そのため、売掛債権管理資料を常に整備しておかなければなりません。 

 

社内の管理体制はどうあるべきか

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まず、売掛債権管理体制を高めていくためには、売掛債権回収の責任が営業部門にあるとしても、営業だけを回収業務に当たらせるのではなく、社内全体で業務を分担して回収業務を適宜サポートしていくことが大切です。

それは、以下のような理由からです。

 

  • 営業部門の第一目的は売り上げの拡大であるため、取引先に与信限度額以上の販売をする傾向がどうしてもある。いわばアクセルを踏み込みがちであるため、どこかでブレーキをかけるセクションが必要となる。
  • 取引先を多数抱えている場合、営業部門に取引先の信用調査や与信の査定などの全ての業務を負わせると業務過多になる。
  • 営業部門があらゆる調査も一手に担うとすれば、成績を上げるために調査結果が恣意的になりがちであり、他の部門とのバランスがとりにくくなる。また、調査や査定には専門知識が必要であることからも、専門の部門を設けておいた方が良い。
  • 取引先とのトラブルや取引先の倒産が起こった場合には、法的知識が必要となるため、そのための専門の部署があった方がよい。

 

 売掛債権管理の職能には、

  1. 販売と代金回収
  2. 収納と計算資料作成
  3. 与信管理と審査

の三つがあります。

社内全体で売掛債権管理に当たるためには、この三つの職能を分立させてお互いに牽制もしつつ、営業部門をサポートしていくのがベストです。

つまり、営業部門と審査部門と経理部門に分けるわけです。

そのうえで、

営業部門は販売と回収・販売先の経営状況や信用情報の把握・販売計画の調整などを行う、

審査部門は取引先の与信調査・与信限度額の審査・契約書のチェック・緊急事態発生の際の法的対処を行う、

経理部門は帳簿の管理・代金回収の出納・売掛債権管理資料の作成・担保物件の管理・信用情報の整備などを行う事となります。 

 

回収条件を設定する

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売掛債権管理を考えるとき、回収条件をいかにすべきかという問題は必ず考える必要があります。

新規の取引先と販売契約を結ぶにあたっては、品名や数量、価格、受け渡し方法などの販売条件を決めていくことになりますが、それと同時に代金の回収条件も決めていくことになります。

回収条件として決めていくのは、月次請求書の締日・支払日(約束手形の場合は起算日)・金種・支払サイト・特約事項などです。

支払条件に関しては標準的なものが設定されており、取引の際には仕入れ側の立場の方が強くなるため、仕入れ側の主張で回収条件が決められてしまう傾向があるものです。

しかし、回収条件はシンプルであるに越したことはなく、回収条件を決めていくにあたっては仕入先の特殊な条件を鵜呑みにしないようにしなければなりません。

回収条件を設定するにあたって、注意すべきポイントを挙げてみます。 

 

月次請求書の締日

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通常は20日締めや月末締めが多くなります。

締日をこの二種類に集約しておけば、管理は簡単になります。

取引先が増え、これ以外の締日を指定してきた場合、次々に受け入れていけば売掛債権管理が煩雑になっていきます。 

 

特殊な回収条件

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回収条件はシンプルであるに越したことはなく、特殊な回収条件の受け入れによってシンプルでなくなることはできるだけ避けたいものです。

特殊な回収条件とは、取引金額によって支払サイトが変動する、支払サイトに応じて値引き交渉が行われるなどが代表的なものであり、それによって非常に管理が面倒になってしまいます。 

 

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売掛債権の発生と消滅

ここで、売掛債権の計上と回収に関わる基本的な実務も見ておこうと思います。

経営者や幹部が売掛債権に積極的な関心を示すにあたっては、実務の基本も押さえておくべきだからです。 

 

売り上げ計上時期の明確化

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現金販売でない限り、掛売の取引は売上高の計上と同時に売掛金が発生します。

掛売の取引では、実際にどの時点で売上に計上するのかを明確にしておくことが必要となります。

税法上は、売上の計上時点として引き渡し基準が取られています。

つまり、棚卸資産の販売による収益の計上は、その引き渡しがあった日の属する事業年度に行うとされているのです。

しかし、この「引き渡しがあった日」には色々な解釈があります。

例えば、

 

  •  商品などを倉庫から出荷した日(出荷基準)
  • 相手側が商品などを検収した日(検収基準)
  • 相手側の使用収益が可能となった日(使用基準)
  • メーター検針などで販売数量や使用量を確認した日

 

 などですが、これは取引ごとにバラバラのものを採用するのではなく、基準を決めて継続して適用していかなければならないとされています。

一般的に行われているのは出荷基準であり、これは倉庫からの納品書や先方からの受領書を確認して計上するというものです。

商品の売上を計上するのは引き渡し基準が原則となっていますが、商品を委託販売している場合には受託者が商品を販売した日に売り上げを計上するとされています。

ちなみに、建設工事などの場合には特殊で、工事完成基準(完成して引き渡した日)と工事進行基準(工事の進行度合いに応じて計上する)の二種類があるため特殊です。

このように、建設工事業者などは別として、売上の計上はこのように商品の動きと連動していなければならないのです。

実際の商品の動きに合わせることなく、架空の売り上げを計上したり、過大・過小に売上を計上することはあってはなりません。

売掛債権管理の点から見ると、社内はもちろんのこと相手方との間で、お互いに売り上げ計上時点の基準を明確にしておくことが大切です。

これがうまくいっていかなければ、代金回収そのものがうまくいかないことも増えてきます。 

 

請求書発行のポイント

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商品の納入をした時、納品書は相手方に渡されていますが、これと代金の請求は別に行います。

請求書を作成して、相手方に販売代金の請求を行なって初めて売掛債権の回収段階に入ります。

売掛債権の管理において、請求書は重要なものです。

これによって請求が行われるものであるし、会社の経理で売掛金勘定との整合性も求められるものだからです。

請求書のポイントは「締日」です。

締日は取引先の支払い条件によって決まることが多いため、それに合わせて請求書を作ることになります。

20日締めならば前月の21日から当月の20日までの売上高から、その期間内に入金された金額を差し引き、前月からの繰越残を調節して当月請求金額とし、明細を付ければ請求書のできあがりです。

請求書作成にあたっての問題としては、会社の売掛金は月次決算を行うため、月初から月末までの月間で捉えるのですが、請求書では前回の締日から今回の締日までを取引の対象とするため、売掛金残高の期間がずれるという事です。

これでは営業の請求書と経理の元帳で整合性が取りにくくなってしまうのです。

もう一つの問題は、締日が多いと締日ごとに請求書を作成することになり、手間がかかりすぎるという事です。

締日はなるべく20日締めか月末締めにすべきであり、新規取引先にはそのように伝えることが大切です。 

 

回収は手形より振り込みで

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売掛代金の回収方法は、現金、小切手、受取手形、回り手形、銀行振り込み、相殺の六種類が基本です。

このほかにも物品での代納や為替手形、手形割引、ファクタリングなどもあります。

為替手形や物品での代納は特殊なケースでありほとんど起こるものではありません。

手形割引は割と多用されており、ファクタリングを利用する企業も年々増加しています。

現金と小切手による支払いは、現金商売以外では主流ではなく、小口に入金やスポット取引の際に利用されています。

最も多いのは銀行振り込みと受取手形であり、受取手形のほうがより主流と言えるでしょう。

売掛金の回収は基本的に数ヶ月(3ヶ月~6ヶ月)の長期間になるのが普通ですから、債権の確実性を保証してくれる受取手形の授受が一般的となっているのです。

もし受取手形ではなく売掛金であれば、取引先の資金繰りが困難になって支払いが遅延となった時、回収不能も起こりえます。

しかし、受取手形ならば支払場所は銀行であり不渡りと起こすと大変まずいため、取引先は支払期日に支払うために奔走してくれることから、回収不能リスクがいくらか軽減されるのです。

このほか、受取手形ならば銀行や手形割引業者に依頼して手形割引を行うことで、資金化することも可能です。

支払方法を銀行振り込みにしている場合には、振込手数料がかかるものの、手形発行に際しての印紙税や領収書の発行が不要となるため、メリットが多くなります。

そのため、信用のある取引先に対しては手形を発行せずに銀行振り込みとすることもあります。

銀行振り込みならば、取引先も手形発行の手間がなくなりますし、印紙税も不要です。

取引先の信用力が乏しい場合には、約束手形では不渡りの危険性が高まります。

そのため、得意先が持っている他社の受取手形を裏書きして受け取ることがよく行われます。

このように裏書した手形のことを回り手形といい、債権管理をうまく行うための一つの手段として知っておくと有益です。

近年では、手形や領収書の発行、印紙税などを省くメリットを享受するために、取引先から直接振り込んでもらうのではなく、電子債権を利用してでんさいネットを通じて行われることが増えています。

このほか、相殺もよく行われる手段です。

相殺は、取引先に対する買掛金との間で行うのが一般的です。

ただし、原則として支払期日以前の売掛債権を相殺することは不可能となっています。

ファクタリングは、近年売掛債権の回収方法として注目を浴びているものです。

ファクタリングとは、ファクタリング専門業者に売掛債権を譲渡して現金化するというものです。

貸倒リスクがなくなり、売掛債権を譲渡した後は管理業務もファクタリング会社の負担となるため、売掛債権管理の必要が全くなくなります。

 

 

売掛債権管理が面倒ならファクタリングを検討する

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さて、売掛債権管理の重要性や基本的な方法を見ていくと、その手間に辟易してしまった人も多いのではないでしょうか。

また、規模の小さな会社になると、売掛債権管理を正確にこなし続けるための経営資源が足りないと感じてしまった人もいるかもしれません。

そのような会社には、ファクタリングがおすすめです。

上記の通り、ファクタリングは売掛債権をファクタリング会社に譲渡することで現金化が可能となるものです。

譲渡を受けたファクタリング会社は、取引先が倒産した場合にもそのリスクを全て負ってくれます。

銀行に手形割引を依頼した場合にも現金化は可能ですが、取引先が倒産した場合には手形を買い戻さなければならないため、ファクタリングは非常に危ない債権も含めて現金化するのに有効な手段であると言えます。

単に売掛債権を譲渡して現金化する形態を買取ファクタリングと言いますが、ファクタリングには保証ファクタリングというものもあります。

これは、ファクタリング会社と保証契約を結んでおくことによって、何らかのトラブルによって売掛債権が回収不能となった場合には、あらかじめ決めていた保証限度額の範囲内で、ファクタリング会社から保証を受けることができるというものです。

こちらは、保険のようなものと認識しておけばよいでしょう。

筆者はファクタリングをお勧めしたいのですが、その最大の理由は売掛債権管理に関する全ての業務をファクタリング会社に委託することができるためです。

もちろん、売掛債権を早期に現金化してしまうことによって資金繰りを改善できるというメリットも大きなものです。

この二つのメリットが合わされば、資金繰りを改善しながら、本来は売掛債権管理に費やすであろう経営資源を本業に注力することができるため、企業が成長の足掛かりをつかめる可能性が大幅に高まるのです。

具体的には、ファクタリング会社には以下のような機能があります。 

 

金融サービス

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これは、ファクタリング会社に売掛債権を譲渡することによって現金化するというものです。

契約内容によっては、回収業務を代行してもらうこともできます。

これによって支払サイトを短縮すれば、資金繰りは確実に改善します。

支払期日までのつなぎ資金を金融機関から借り入れる必要はなくなり、支払利息の圧迫を受けることもありません。

このほか、貸倒リスクを請け負ってくれるのが基本であるほか、上記の通り回収不能の際には保証を受けられるものもあります。 

 

信用調査サービス

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上記の通り、売掛債権の管理のためには、与信限度額の設定のために取引先の信用調査を行う必要があります。

これは、取引先の財務状況その他を詳しく調べる必要があるため、専門知識も必要となりますし、負担が大きな業務です。

この負担が大きな業務に経営資源を割くことが難しく、信用調査がずさんになってしまった結果、貸倒れとなってしまうなどのケースがよく見られます。

しかし、ファクタリング会社に依頼すればその手間を省くことができます。

ファクタリング会社は、売掛債権の買い取りにあたって手数料率を決めるために取引先の信用調査を行うからです。

また、保証ファクタリングを利用した場合にも、保証率や保証限度額を決めるために信用調査を行います。

保証ファクタリングの場合には、いまだ売掛債権を持たない新規取引先への保証も契約できるため、そうなれば新規取引先の信用調査も行なってもらうことができ、新規取引先の優良度も知り、ファクタリング会社の保証の下に安心して販路を拡大することができます。

このように、ファクタリング会社に信用調査を依頼すれば、売掛債権の買い取りや保証に伴って、既存の取引先の信用力や新規取引先の信用力の調査を委託することができるのです。

もちろん、ファクタリング会社は信用調査のプロであるため、自社で独自に信用調査をするよりも精度の高い調査となることでしょう。 

 

事務処理サービス

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解説した通り、売掛債権を管理するためには事務処理が欠かせません。

売掛帳簿の作成や記帳事務、売掛債権の期日管理などの事務処理であり、ファクタリング会社に依頼すればこれらの業務も全て代行してもらうことが可能です。

以上のことを読めばわかる通り、ファクタリングを利用すれば、売掛債権管理に関する全ての業務を委託することができます。

債権の回収、信用調査、あらゆる事務処理をファクタリング会社が行ってくれるため、煩わしい債権管理は一切必要がなくなります。

ファクタリング会社とは、既存の売掛債権だけではなく、将来の売掛債権に関しても一括してファクタリングする契約を結ぶことも可能です。

そうすれば、会社は売掛債権管理を一切考えることなく、営業部門は売上拡大だけを考えてどんどん販売をしていくことができます。

販売の結果売上があがれば、それは逐一ファクタリングされて現金となり、売掛金の回収まで数ヶ月も待つ必要はなくなります。

信用調査のための部門も、トラブルの際の法務の部門も不要となり、経理における事務処理も負担がなくなります。

経営資源を本業に集中させることができるのです。

これを読めば、ファクタリングを行うことによって、経営体質そのものを大幅に変えることができるのだと知ることができるでしょう。

実際、ファクタリングの有効活用によって経営体質を変えたことで、うだつの上がらなかった企業が一気に成長したなどと言う話がたくさんあります。

 

まとめ

もしあなたの会社の経営が苦しいと思っているならば、ここで思いを巡らしてみましょう。

売掛金の回収はうまくいっていますか?

現金がいつも足りない理由は、売掛金の回収が遅れたり、貸倒れが起こっているからではありませんか?

そのために、信用調査に人員を割き、他の業務が手薄となり、かといって新規に雇用する余裕もなく、多く業務が中途半端になり、企業力が弱まっていませんか?

事務処理が煩雑になっていませんか?

その理由は、売掛債権管理によるものではありませんか?

このように考えてみたとき、もし売掛債権の管理が不要になれば会社が上手く回ると思ったならば、すぐにでもファクタリングを検討し、売掛債権管理から解放されるべきです。

今、多くの企業がファクタリングの導入に踏み切っています。

あなたの会社でも、導入を検討してみる価値が十分にあるでしょう。

 

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