助成金をもらいながら業務効率化を図り、有給休暇付与の義務化にも対応する方法はこれだ

有給休暇付与が義務づけられたことにより、すべての会社では、従業員の有給休暇の付与を実施することとなりました。

もちろん、休暇を付与することによって労働力が低下するため、その点についても対応する必要があります。

本稿では、有給休暇付与の義務化に対応すると同時に業務の効率化を図り、助成金も受給する方法について解説していきます。

有給休暇付与の義務化始まる

今年4月1日から、有給休暇の付与の義務化が始まりました。

これまでは、従業員の申し出に応じて有給休暇を与えることが義務付けられていました。

これは逆に言えば、従業員の申し出がない、申し出られる雰囲気ではない、あるいは申し出てきてもそれを握りつぶしてしまうといった場合には、有給休暇を与えないこともできました

しかし、労働基準法の改正により、

「有給休暇を年10日以上取得する権利がある従業員に対して、会社は年5日以上の有給休暇を付与する義務がある」

となったのです。

このような改正は、従業員にとっては喜ばしいことでしょうし、働きやすい環境を作っていくことは大切なことです。

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しかし、付与する側の会社としては切実な問題よ。

これまで、有給休暇をあまり与えてこなかった会社では、有給休暇を付与する義務を果たすことによって、休暇の分だけ労働力が低下してしまうからです。

そのため、新規に雇用することによって労働力を確保したり、業務を効率化することによって労働力を維持する必要があります。

新規に雇用するならば、雇用にともなって助成金を利用することがおすすめです

また、業務効率化にあたっても活用できる助成金があるため、それも利用していくべきでしょう。

雇用に伴う助成金を利用する場合については、別の記事「助成金をもらいながら労働力を確保し、有給休暇付与の義務化に対応しよう」で詳しく解説しています。

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本稿では主に、業務効率化に伴って利用できる助成金を解説していくよ!

これは、「時間外労働等改善助成金(職場意識改善コース)」という助成金であり、

「業務効率化を推進し、結果的に有給休暇を取得しやすくなったり、所定時間外労働が減ったりした場合に助成金を受給できる」

というものです。

有給休暇の付与は義務化されたものであり、どの会社でも等しく対応しなければなりません。

どうせ対応するならば、助成金を積極的に活用しながら対応して、負担は軽減していくべきです。

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有給休暇取得の促進に伴う助成金

では、時間外労働等改善助成金について詳しく見ていきましょう。

この助成金を受給するためには、以下のような取り組みによって労務管理を改善したり、設備を導入したりすることによって業務の効率化を図り、結果として有給休暇の取得が促進された場合に助成金を受給することができます。

  1. 労務管理担当者に対する研修
  2. 労働者に対する研修、周知・啓発
  3. 外部専門家(社会保険労務士、中小企業診断士など) によるコンサルティング
  4. 就業規則・労使協定等の作成・変更(計画的付与制度の導入など)
  5. 人材確保に向けた取組
  6. 労務管理用ソフトウェアの導入・更新
  7. 労務管理用機器の導入・更新
  8. デジタル式運行記録計(デジタコ)の導入・更新
  9. テレワーク用通信機器の導入・更新
  10. 労働能率の増進に資する設備・機器等の導入・更新
もちろん、これらの取り組みにはコストがかかるよ!

なんら取り組みをすることなく、助成金も利用せず、ただ法律に従って有給休暇を付与していけば、そのようなコストはかかりません。

しかし、あえてこれらの取り組みを実施すれば、助成金によって経費をカバーしながら、業務効率化につなげていくこともできます。

効率化に成功すれば、かなり長期にわたって経営にプラスの効果をもたらしてくれるのです。

経費は全額助成されるものではなく、補助率に応じて一部が助成される仕組みとなっています。

そのため、一部は会社が負担する必要はあるのですが、それ以上の効果も期待できます。

義務化に伴い、雇用することで労働力を確保する会社もあると思います。

そのような会社では、雇用によって労働力を確保しつつ、さらに業務効率化によって有給休暇の取得を促進すれば、ダブルで助成金を受給することも可能です。

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助成金は2通り

時間外労働等改善助成金では、目標の達成状況に応じて助成金額が変わります。

最低限の受給要件を満たすためには、

  1. 助成金受給のためには、上記の1~10のうち、どれか1つ以上の取り組みを実施すること
  2. 有給休暇の取得を促進するために、病気休暇、教育訓練休暇、ボランティア休暇のいずれか1つ以上を全ての事業場に新たに導入すること
    (交付要綱第8条で定める事業実施期間中に、就業規則の作成・変更を行い、必要な手続を経て、施行されていること)

が要件となります。

この時、上記1~10の実施にかかった経費の1/2が支給されます。

ただし、1企業当たりの上限額は50万円となります。

さらに、上記の取り組みによって有給休暇の取得を促進した後、

3.労働者の月間平均所定外労働時間数を5時間以上削減させること

という目標を達成した場合には、経費の補助率は3/4、1企業あたりの上限額は100万円となります。

病気休暇の導入がおすすめ

有給休暇付与の義務化に対応する際には、せめて補助率1/2、上限50万円の助成金は受給したいものです。

法改正によって、経営状況とは関係なく有給休暇の取得を促進しなければならないのです。

そのために病気休暇、教育訓練休暇、ボランティア休暇などを導入するだけで、助成金がもらえます。

CFブルー
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中でも、導入しやすいのは病気休暇だろう。

病気休暇を有給・無給のいずれとみなすかについては、会社によって対応が異なります。

病気休暇を有給休暇にすべしという法律は、今のところありません。

現在、病気休暇を導入していない会社は、病気休暇を有給とみなすように規則を変更することによって、従業員が病気休暇を取得した日に有給休暇を付与することができます。

年間のうち、病気を理由に数日の休暇を取得する従業員はたくさんいるはずです。

それを有給とすれば、義務によって付与する年間5日以上の有給休暇のうち、いくらかをそこで消化できるようになります。

無給のままとして、「病気欠勤+5日以上の有給休暇」とするよりも、労働力を確保しやすくなります。

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業務効率化をしっかり考える

助成金を受給するために実施する1~10の取り組みは、慎重に実施する必要があるでしょう。

この取り組みを簡単にクリアしたければ、

  • 1.労務管理担当者に対する研修
  • 2.労働者に対する研修、周知・啓発
  • 4.就業規則・労使協定等の作成・変更(計画的付与制度の導入など)
  • 5.人材確保に向けた取組

などが良いでしょう。

研修の実施や啓発は簡単ですし、就業規則の変更なども、社労士に依頼すれば簡単に実施できます。

雇用によって義務化に対応する会社ならば、5の人材確保に向けた取り組みも同時進行となります。

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しかし、これらの取り組みでは、業務効率を高めることにつながりにくいよ!

効率化によって生産性を高めたり、時間外労働を減らしたりすることは難しいでしょう。

せっかく、業務効率化に取り組むならば、助成金の取得よりも効率化の程度によって取り組みを決めるべきです。

例えば、以下のように考えることで、より大きな効率化を図るのです。

3.外部専門家(社会保険労務士、中小企業診断士など) によるコンサルティング

Ex.業務効率化に向けて専門家によるコンサルティングを受けます。

有給休暇付与の適切なタイミングを設定したり、労働力低下を防ぐための業務マニュアルを作成してもらったり、効率化の方針・方策を示してもらう。

6.労務管理用ソフトウェアを導入・更新

Ex.労務管理を効率化するためにクラウド管理システムを導入します。

付与義務がある有給休暇日数の管理を効率化したり、普段からのタイムカードの時間集計、出退勤管理、シフト管理、給与計算時の転記作業などを効率化する。

7.労務管理用機器の導入・更新

Ex.ICカードで電子的に記録できる機器を導入し、出退勤管理を効率化する。

それを給与計算ソフトと連動させることで、給与計算の効率化も図る。

8.デジタル式運行記録計(デジタコ)の導入・更新

Ex.デジタコの装着によって、現在位置の把握による勤怠管理、日報の自動化、危険運転の取り締まりなどによって業務を効率化する。

同時に、近年はデジタコ装着義務化が広がっているため、装着義務を果たすことにもつながる。

9.テレワーク用通信機器の導入・更新

Ex.テレワーク用機器を導入します。

様々な時間・場所で働けるようにすれば、物理的な制約を取り除くことで業務を効率化できる。

また、特殊な事情を抱える人でも働きやすい職場を作ることによって、人材不足の解消につなげていくこともできる。

10.労働能率の増進に資する設備・機器等の導入・更新

Ex.ここまでの解説に含まれない設備・機器を導入する場合にも、効率化につながるものを積極的に検討する。

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以上のような取り組みを実施すれば、大きな業務改善につながる可能性があるわ!

その上で病気休暇を導入したり、所定外労働時間を削減したりすることを考えるのが、取り組みのポイントと言えるでしょう。

より多くの受給を目指すために

時間外労働等改善助成金に取り組むならば、補助率3/4、上限100万円の条件で受給することを考えましょう。

それによって、有給休暇付与の義務化に対応しつつ、さらに業務の効率化にもつながります。

もし、有給休暇の付与義務を満たし、助成金を受給することだけを考えるならば、業務の効率化はさておき、補助率1/2、上限50万円の条件で受給することは簡単です。

しかし、せっかく取り組むのですから、最大限の効率化を図りながら助成金を受給すべきです。

それによって、労務管理が効率化されたり、テレワークの推進によって人材を確保しやすくなったり、その他にも労働の能率が上がったりすれば、経営全体に大きなメリットが得られます。

CFイエロー
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さらに、効率化をしっかり考えながら実施してこそ、所定時間外労働時間の削減につながり、助成金額も大きくなるのよ!

そのためには、上記1~10の取り組みの1つ以上を実施すればよいという決まりの中で、簡単なものを1つだけ実施するよりも、効果の高い取り組みを複数実施し、実際に効率化を達成し、上限100万円の受給を目指すのが良いでしょう。

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まとめ

本稿で解説した通り、有給休暇付与の義務を果たすにあたり、業務効率化によって助成金を受給しながら対応することによって、会社の負担を軽減することができます。

このように、政府の方針を受けて変化を迫られたとき、できるだけ負担が軽くなるように、できるだけ会社にプラスになるように考えて取り組むことが大切です。

もちろん、これと同時に新規雇用も進め、労働力の確保によっても対応し、助成金をダブルで受給することも可能です。

助成金を最大化するためにも、社労士と相談しながら進めていくと良いでしょう。

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