業務改善って何?資金繰りに役立つの?

会社経営をしていれば、業務改善の必要性を考えることがあるはずです。

業務が改善されれば、同じコストや労力をかけた際に得られる成果は大きくなり、経営全般に良い影響を与えるからです。

もちろん、資金繰りにも良い影響を与えますから、資金繰りに困らない会社を作っていくためにも、業務改善は欠かせない取り組みです。

本稿では、業務改善の資金繰りへの影響、基本的な考え方や進め方などについて解説していきます。

経営を安定させるためには、資金繰りの改善が必要

会社の経営を安定的に進めていくためには、資金繰りの環境が良好でなければなりません。

資金繰りがうまくいかない状況とは、収支の調整がうまくつかない状況のことであり、これによって仕入先への支払いや銀行への返済などが計画的にこなせなくなります。

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支払いができなくなったとき、会社は倒産に至るわ。

仕入先への買掛金が支払えなければ、大きく信用を損なって業務に支障を来します。

手形の支払いが6ヶ月以内に2回遅れると、事実上の倒産になります。

銀行への返済にしても、支払いが遅れることによって信用を失えば、スムーズに融資を受けられなくなり、資金ショートに至る可能性が極めて高くなります。

いくら売上・利益があって黒字の会社でも、支払いができなくなったならば倒産します。

これが、黒字倒産というものです。

以上のことから、会社の経営が安定しているということは、すなわち資金繰りが安定していることであるといっても過言ではありません。

経営がうまくいかずに困っているならば、経営者は資金繰りの改善に力を注ぐべきなのです。

では、具体的にどうすれば資金繰りの改善につながるかということですが、これは大雑把に言うと、「それまで無計画であったものを計画的に行う」ことが重要です。

例えば、それまで無計画な資金繰りばかりやってきた会社は、資金繰り表を作成して計画性のある資金繰りが必要となります。

無計画に銀行と付き合ってきた会社は、計画的な銀行交渉により、銀行からの融資がスムーズに引き出せるようになるでしょう。

資金繰り改善のためには、業務改善が重要

会社によって、取り組むべき改善策は異なると思いますが、多くの会社にとって改善の余地があるものを挙げるならば、業務改善がそのひとつといえます。

業務改善とは、業務遂行のための仕組みを様々な角度から改善し、業務の効率化、無駄の削減、成果の向上などを期待するものです。

CF レッド
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「もうこれ以上改善の余地はない」という100%の効率化を達成している会社など、おそらくないはずだ!

業務の効率化のために努力を払ってきた会社も、どこかに業務改善の余地があると思います。

ましてや、資金繰りがうまくいかないと悩んでいる会社ならば、業務改善の余地はたくさんあるはずです。

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業務改善のメリット!資金繰りへの影響

業務改善は、資金繰りに以下のようなメリットをもたらします。

効率化のメリット

業務の効率を上げることにより、より少ないコストで同程度の結果が得られるようになります。

効率化した分だけコストの削減を図ることができます。

あるいは同じコストでより多くの成果を得られるようになり、資金繰りも改善されます。

ミスを削減するメリット

業務には、色々なミスがつきものです。

業務中にミスが頻発すれば、そのミスを補うために無駄な出費が生じてしまいます。

業務改善によりミスが削減されれば、無駄な出費を削減することができ、資金繰りも改善されます。

成果が向上するメリット

業務改善によって得られる効果は、効率化やミスの抑制によるコスト削減だけではありません。

業務が効率化したり、ミスが抑制されたりすれば、単にコストが削減されるだけではなく、業務の成果は色々な意味で向上するでしょう。

CF ブルー
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例えば、業務改善のために社員教育を行ったとしよう。

社員の能力が上がれば、その社員の取り組む業務では成果が向上するはずです。

具体的には、

  • 営業担当者一人あたりの売上が向上する
  • 開発部門で品質の高い商品が開発される
  • 経理部門での与信管理能力が上がる

等することで、結果的に資金繰りも改善されます。

時間的なメリット

業務改善によって、あらゆる面で効率的でミスが少なく業務が遂行されれば、時間的なメリットも高まります。

単純に、業務にかけるべき時間が短縮されますから、従来と同じ時間をかけていても、少ないコストで多くの業務をこなせるようになります。

また、与信管理に伴う業務改善でも、時間的メリットが得られます。

売掛金の回収がスムーズになったり、買掛金の支払いがやりやすくなったりすれば、資金繰りに顕著なプラスとなりうるでしょう。

CF イエロー
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以上のようなメリットを享受すべく、業務改善に取り組むならば、資金繰りにも良い結果が出てくるよ!

資金繰りを良くすると言っても、単に資金繰り表を作成するだけであったり、銀行から融資を引き出すためのテクニックを使ったりするだけではありません。

それだけでは会社の中身に大した変化はなく、資金繰りが根本的に改善されないことも多いです。

資金繰りを根本的に改善し、経営を安定させていくためには、業務改善に取り組んでいくことが非常に重要なのです。

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業務改善の考え方

業務改善によって期待できる効果は以上の通りですが、それを期待するあまり、個々のシステムに手を加えようとする間違いが多く見られます。

例えば、業務改善に取り組むにあたって、会計処理が効率的ではないからと言って、いきなり最新の会計ソフトを導入しようとしたりするのです。

このような取り組みに業務改善効果がないとは言えませんが、会計業務の取り組みそのものに問題がある場合には、それほど効果は期待できません

もっと極端な例えで言えば、自社商品の運搬を効率化するために、積載量の多いトラックを購入するなどの間違った取り組みが考えられますが、これも良い改善策とは言えません。

商品が自社から販売先に届けられる仕組みそのものに問題があれば、積載量アップだけでは改善は不十分です。

業務改善とは、自社の問題点を細分化し、それぞれに改善を加えるのではありません。

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もっと大きく捉えた上で改善を加えていくのだ!

局所的な改善だけを図ると、業務改善の効率は落ちます。

効率の悪い中でも一定の成果を得ようと思えば、コストをかけるしかありません。

資金繰り改善のために業務改善を図るのですから、できるだけ少ないコストで成果を得るためにも、根本的な部分で効率の良い業務改善を目指すことが大切です。

具体的には、以下のように全般的なやり方の改善、業務に携わる人の意識やスキルの改善、人間関係の改善などを検討するのが良いでしょう。

全般的なやり方の改善

局所的に改善を加えていたのでは、バランス良く改善を進めることはできません。

注力する部分を間違えると、思ったように効果も得られません。

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そこで、業務全般にかかわるシステムに対し、広く改善することが大切よ!

例えば、部門間の連携がうまく取れずに効率の低下を招いているならば、各部門の連携を高めることで業務の流れが改善されるでしょう。

これならばコストもかかりませんし、大きな成果も期待できます。

業務に携わる人の意識やスキルの改善

社員の意識やスキルは、業務の成果に直接的な影響をもたらします。

社員教育を施し、意識やスキルを高めることができれば、それなりにコストはかかりますが、大きな業務改善につながるでしょう。

また、全ての社員に教育を施すとなると、大掛かりになって取り組みが難しくなることもあると思います。

そのような場合には、一部の社員に適切な教育を施し、社員間の意識やスキルの差を埋めることができれば、業務は効率化されていきます

人間関係の改善

社内の人間関係に問題がある場合には、そこに改善を加えます。コストもそれほどかからず、大きな効果が期待できます。

例えば、上司と部下の関係が良くない場合には、これに対して業務改善を図ります。

上司と部下の意識や考え方で差が埋まれば、意思疎通がされやすくなり、チームワークが高まり、業務改善につながります。

人間関係が改善された結果、上司が部下に対して的確に仕事を割り振ることも可能となります。

的確に仕事を割り振れば、やる仕事がないという手持無沙汰の状態も減り、労働力を無駄なく活用することができます。

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また、部下の能力に応じて適材適所で仕事を割り振る事によっても、業務の成果は向上するだろう。

以上のような視点で業務改善を進めていけば、無駄なコストをかけることなく、大きな効果を得ることができるでしょう。

業務の効率化や無駄の削減、成果の向上などにつながり、資金繰り改善効果も得られます。

広い視点で改善を進めていき、業務効率を底上げしたのちに、より細かい部分での改善を図っていくという流れを意識しましょう。

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業務改善の流れ

さて、業務改善の重要性や視点を確認したところで、実際の業務改善の流れについて学んでいきましょう。

業務改善のためには、基本的な流れがあります。

その流れに逆らったり、部分的に採用したりして業務改善を進めようとしても、うまくいかない可能性が高いです。

他社が業務改善に成功しているのを見て、自社もそれを真似てみたところ、あまりうまくいかないというケースをしばしば耳にします。

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これも基本的な流れを踏まえずに進めようとするためよ!

他社の成功例を真似ようとしても、基本を知らずに真似ようとすれば、表面的な部分だけを真似てしまったり、部分的に真似てしまったりするだけで、ほとんど改善にはつながらないのです。

基本的な流れとは、次の流れです。

  1. 改善内容や目標の明確化
  2. 現状の分析
  3. 改善案の整理
  4. 改善の実施

これをわきまえずに業務改善をしようとするならば、自社の改善すべきポイントも明らかにしないまま、無計画に業務改善を進めることになります。

そのような行き当たりばったりの改善がうまくいくはずがありません。

したがって、業務改善の前提として、以上の流れをきちんと押さえることが大切です。

この流れをより詳しく説明すると、以下の通りです。

1.改善内容や目標の明確化

業務改善の範囲や対象、どの程度の改善を図るかなどを明確にします。

また、業務改善に関わる全ての人がこれを共有します。

2.現状の分析

現在の業務はどのように行われており、どこが問題であるかを分析します。

分析の結果、業務の手順が問題である、各業務に対する時間や労力のバランスに問題があるなどの問題点が明らかになります。

3.改善案の整理

分析結果を受けて、どのように解決・改善していくかを考えます。

改善に関わる人たちからできるだけ多くのアイデアを出してもらい、改善案を整理していきます。

4.改善の実施

整理した改善案に基づき、業務改善を進めていきます。

以上の流れに基づき、業務改善に取り組むことが大切です。

正しい流れで取り組むことで、業務改善を効果的に進めることができ、資金繰り改善のための近道にもなるのです。

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業務改善にスキルは必要?

ここまで読んで、業務改善の全般的なことが分かったと思うのですが、本稿を読んだだけで完璧に業務改善を達成できるというものでもありません。

業務改善のためには、単に基本的なことについて知識として学ぶだけではなく、相応のスキルも求められるのです。

しかしこれは、経営者にスキルがなければ業務改善は不可能ということではありません。

そもそも、どのようなスキルが求められるかを知らなければ、経営者個人のスキルも、従業員のスキルも活用できないのです。

求められるスキルを知ることで、各人のスキルに応じた適材適所を心がけ、業務改善を効率的に進めることができます。

業務改善に必要となるスキルと内容は、以下の通りです。

【スキル1】分析の技術(現状の分析のため)

業務改善の流れの中で、現状の分析が必要となります。

このため、現在の業務における問題点を明らかにしたり、数値化したりすることで、業務改善を進めやすくするための分析技術が求められます。

具体的には、次のような分析を行います。

  • 業務の量や時間を調査し、数値化し、業務改善のための適正なバランスを考える
  • 業務の流れを調査し、図式化し、業務改善のための適正な流れを考える
  • 業務全体を俯瞰し、重複している業務を見つけ出し、業務改善のために削減すべき箇所を考える

分析結果は業務改善に携わるすべての人に共有されるため、分析の精度が業務改善の効率に大きく影響します。

【スキル2】アイデアを出す力(改善案を考えるため)

分析に基づき、具体的な改善案を考えていく必要があります。

この時、最適な改善を図るためには、できるだけたくさんのアイデアを出す必要があり、そのための力が求められます。

これは、業務改善に関わる人のうち特定個人のスキルに頼るというよりも、個々のスキルに応じて出せるだけのアイデアを出してもらうのが良いでしょう。

そのために、ブレーンストーミングなどが効果的です。

【スキル3】アイデアをまとめる力(改善案をまとめるため)

思いつく限りのアイデアを出していけば、たくさんのアイデアが集まると思います。

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これによって、様々な視点から改善を図ることができるわけだ!

しかし、それらのアイデアを適切に取捨選択し、あるいは組み合わせていく力がなければ、却ってアイデアに惑わされて業務改善が進まなくなります。

そこで、業務の特性や改善すべき内容に応じて、アイデアをまとめていくことも、求められるスキルの一つとなります。

【スキル4】管理技術(業務改善の進行を管理するため)

業務改善を進める際には、単に業務改善だけを行えばいいのではありません。業

務改善に携わる人の全てが、日常の業務と同時進行することとなるのです。

このため、業務改善のために日常業務が疎かになったり、あるいは日常業務のために業務改善がうまく進まなかったりすることがあります。

したがって、業務改善をスムーズに進め、目標を達成するためには、業務改善を管理する必要があります。

そのためには、業務改善実施計画を策定する能力、適切なタイミングで進捗確認会議を開く能力などが求められます。

まとめ

業務改善を行えば、業務が効率化されます。

それまでほったらかしにされていた無駄を減らすことができれば、無駄なコストを削減して出費を小さくすることができます。

無駄に消費されていた労力を有効活用すれば、業務の成果は向上します。

また、業務改善を正しい手順で計画的に行えば、無駄なコストをかけずに、スピーディに業務改善を図ることができます。

このような効果が得られるのですから、業務を改善すれば資金繰りも改善されます。

即効性のある資金繰り改善策とは言えませんが、普段から意識して取り組めば、資金繰りに困りにくい体質を作っていくことができるでしょう。

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