有給休暇の付与が義務化され、有給休暇管理簿の作成も義務付けられることとなりました。
すでに管理体制を作っている会社であれば、それほど問題ないと思います。
しかし、これまで管理体制がずさんであった会社は、管理体制を築く必要があり、しかも効率的な管理ができるとは限りません。
新たに有給休暇の管理体制を築くならば、管理システムを導入するのがおすすめです。
このような取り組みによって、助成金を受給することも可能です。
有給休暇の管理が大変になる？
中小企業の中には、これまで有給休暇の管理をそれほど意識してこなかった会社もあると思います。
これまでの法律でも、有給休暇を取得する権利がある従業員が、有給休暇の取得を申し出た場合には付与する義務がありました。
実際には、有給休暇は会社が認めた場合のみ与えればよいと考えたり、有給休暇なんてなくて当然という考え方を従業員に徹底したりすることで、有給休暇を与えていない中小企業も多かったものです。
しかし、労働基準法が改正されたことにより、従業員の申し出に関わらず、
「年10日以上の有給休暇を取得する権利がある従業員に対して、会社は最低でも年5日以上の有給休暇を付与する義務がある」
と変更されました。
これは、先日4月1日に施行されています。
これにより、有給休暇を意識的に管理してこなかった会社でも、全ての従業員に対して、
- 有給休暇取得を年10日以上取得する権利があるかどうか
- 有給休暇取得の権利が新たに発生する従業員は誰か
- 有給休暇取得の権利が発生するタイミングはいつか
- 有給休暇を現時点で何日間付与できたか
といったことをしっかり管理しなければなりません。
これまで、当然のように有給休暇を与えてこなかった会社では、義務化について深刻に考えていないかもしれませんし、管理に消極的に考えている経営者もいると思います。
しかし、義務化に違反した場合には罰金などのペナルティを受ける危険があるため、しっかりと対応していく必要があります。
中には、すでに人材不足に陥っており、有給休暇の管理のために労働力を割く余裕がない、管理のためのノウハウがないため困難であるといった会社もあると思います。
そのような会社は、有給休暇を管理するためのシステムを導入し、少ない手間で効率的に有給休暇を管理していくことが大切です。
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コスト軽減の為に助成金を利用しよう
システム導入のためにはコストがかかりますが、助成金を受給することによって負担を軽減することも可能です。
時間外労働等改善助成金という助成金制度では、労務管理の効率化に取り組んだ会社に対して、経費の一部を助成しています。
対象となる取り組みには、
- 労務管理担当者に対する研修
- 労働者に対する研修、周知・啓発
- 外部専門家（社会保険労務士、中小企業診断士など） によるコンサルティング
- 就業規則・労使協定等の作成・変更（計画的付与制度の導入など）
- 人材確保に向けた取組
- 労務管理用ソフトウェアの導入・更新
- 労務管理用機器の導入・更新
- デジタル式運行記録計（デジタコ）の導入・更新
- テレワーク用通信機器の導入・更新
- 労働能率の増進に資する設備・機器等の導入・更新
などがあります。
この中に、労務管理用ソフトウェアや労務管理用機器の導入があります。
つまり、有給休暇を管理するためのシステムを導入した場合にも、助成の対象となるのです。
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クラウド勤怠システムとは？
おすすめは、クラウド勤怠システムの導入です。
このシステムは、クラウドサービスの普及とともに、導入する会社が増えているシステムです。
クラウド勤怠システムの導入により、有給休暇付与の義務化にスムーズに対応できるようになります。
上記の通り、有給休暇付与の義務化に伴って、従業員の有給休暇管理簿を作成することが義務付けられました。
従業員の有給休暇日数や取得状況を全て記録する必要があり、慣れない会社にとっては、これだけでも大変な作業になるでしょう。
さらに、有給休暇管理簿は会社が存続し、有給休暇を取得できる従業員がいる限り、永続的に記録し続けていかなければなりません。
このため、できるだけ早めにクラウド勤怠システムを導入することによって、有給休暇を簡単かつ正確に管理できる体制を作り、少ない労力で義務化に対応していくことが大切です。
もちろん、クラウド勤怠システムで管理できるのは有給休暇だけではなく、時間外労働やシフトなどを管理したり、給与システムと連動したり、色々な機能を使うことができます。
特に、クラウド勤怠システムで記録してきた情報を給与システムと連動させる機能は、これまで給与計算に割いてきた労力を大幅に削減することにもつながります。
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助成金を活用すれば低コストで導入できる
有給休暇付与の義務化に対応しつつ、有給休暇の管理体制も作っていくならば、時間外労働等改善助成金を利用することができます。
この助成金は、
- 業務効率化のための取り組みを実施する
（クラウド勤怠システムを導入する） - 業務効率化によって、有給休暇が取得しやすい環境を作るために、病気休暇、教育訓練休暇、ボランティア休暇などを導入する
（クラウド勤怠システムの導入にかかった費用の1/2、上限50万円までの助成を受けられる） - 月間平均所定外労働時間数を5時間以上削減する
（クラウド勤怠システムの導入にかかった費用の3/4、上限100万円までの助成を受けられる）
という仕組みになっています。
クラウド勤怠システムを導入する場合には、導入費用として数十万円がかかることもあります。
有給休暇付与の義務化に惰性的に応じるだけではなく、自社の改革のチャンスととらえて取り組むことが大切です。
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まとめ
有給休暇付与の義務化は、すべての会社が対象となります。
これまで有給休暇の管理をしてこなかった会社でも、管理体制を作り、義務を果たしていくことが求められます。
これまで有給休暇管理がずさんであった会社は、単なる怠慢の場合もあるでしょうが、人材不足が深刻であり、必要と分かっていながら管理できていなかった会社もあると思います。
そのような会社では、助成金を使いながら管理システムを導入し、少ない労力で管理できる体制を築いていきましょう。
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